Der global agierende Anbieter von Business Software IFS hat spezielle Funktionen für IFS Applications veröffentlicht, die Unternehmen die Compliance mit der neuen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) der EU erleichtern. Über ein Update im ersten Quartal 2018 werden diese Funktionen auch in IFS Field Service Management zur Verfügung stehen.

Am 25. Mai 2018 tritt die neue Datenschutzgrundverordnung der Europäischen Union in Kraft. Mit neuen Funktionen seiner Business Software unterstützt IFS Unternehmen dabei, die Anforderungen der DSGVO zu erfüllen. In IFS Applications 9 stehen diese Funktionen mit dem aktuellen Update 10 ab sofort zur Verfügung. Dieselben Funktionen wird IFS gegen Ende des ersten Quartals 2018 mit Update 3 auch für IFS Field Service Management 5.7 bereitstellen.

Die neuen Funktionen unterstützen die DSGVO-Compliance über sämtliche Kernprozesse hinweg, in denen personenbezogene Daten zum Einsatz kommen. Die Funktionen ermöglichen:

  1. Rechtskonforme Datenerfassung
    Gemäss DSGVO dürfen personenbezogene Informationen nur für genau festgelegte Zwecke erfasst und nur so lange gespeichert werden, wie es für die Erfüllung dieser Zwecke nötig ist. Unternehmen haben die Möglichkeit, jedes Datensubjekt – also alle „betroffenen Personen“ gemäss DSGVO Art. 4.1. – zu identifizieren und mit einem oder mehreren Verarbeitungszwecken inklusive der Speicherzeiträume zu versehen. Jedem Verarbeitungszweck können dabei eine oder mehrere Rechtsgrundlagen zugeordnet werden.
  2. Sichere Speicherung
    Personenbezogene Daten müssen in die Systeme, von denen sie verarbeitet werden, sicher eingegeben und dort sicher gespeichert werden können. Zugriffe auf diese Systeme dürfen nur gemäss der Berechtigungen erfolgen, die zur Zweckerfüllung der Datenerhebung nötig sind. Um das zu gewährleisten, ergänzen neue Funktionen die bereits vorhandenen Mechanismen für einen Rollen-basierten Datenzugriff. Sie bieten ein Set an dedizierten Mechanismen und Fenstern für das Management von Datensubjekten, Elementen mit personenbezogenen Informationen, Verarbeitungszwecken, Datenlöschung und -anonymisierung sowie datumsgesteuerten Einwilligungen.
  3. Zuverlässige Abrufe
    Eine wesentliche Anforderung der DSGVO-Compliance ist, sämtliche personenbezogene Daten einer Person jederzeit abrufen und auf Verlangen vorzeigen zu können. Dafür steht ein neuer Standardreport in IFS Applications und IFS Field Service Management zur Verfügung, der alle relevanten Informationen aufführt. Dazu zählen sämtliche vorgehaltenen Daten, Datenerhebungszwecke, Speicherfristen und die Rechtsgrundlagen für die Daten und ihre Erhebungszwecke.
  4. Sichere Datenpflege
    Zu den weiteren zentralen Anforderungen der DSGVO zählen, personenbezogene Daten stets auf dem aktuellen Stand zu halten und das Recht von Personen auf Vergessenwerden zu erfüllen. Dazu stehen Unternehmen neue Funktionen zur Verfügung, die entsprechende Datenpflege-Prozesse unterstützen. Betriebliche Datenschutzbeauftragte können damit abhängig von den Wünschen der Personen oder dem Ablauf der Speicherfristen Daten bereinigen, löschen oder anonymisieren.
  5. Rechtmässige Verwendung
    Personenbezogene Daten im Bedarfsfall jederzeit abrufen, vorzeigen, löschen oder anonymisieren zu können, ist essentiell, um den Anforderungen der DSGVO gerecht zu werden. Die Voraussetzung dafür sind ein korrektes Setup, eine ordnungsgemäße Datenpflege und die rechtmässige Verwendung der Daten. Erleichtert werden diese Aufgaben durch einen einfachen Zugriff auf die Daten sowie übersichtliche und visualisierte Informationen. Zu diesem Zweck bieten die neuen Funktionen einen zentralen Zugangspunkt, um auf die Zwecke und Grundlagen der Datenverarbeitung zuzugreifen und sie zu kontrollieren.

 

„Die neuen Funktionen von IFS Applications und IFS Field Service Management ermöglichen es Unternehmen nicht nur, den Vorgaben der DSGVO integriert und intuitiv gerecht zu werden“, sagt Steve Treagust, Global Industry Director of Finance, HCM and Strategy bei IFS. „Sie helfen ihnen auch dabei, ihre Datenmanagement-Prozesse zu optimieren. Unternehmen können den Umfang irrelevanter Daten reduzieren, damit die Datenqualität erhöhen und so unter dem Strich signifikante Kosteneinsparungen erzielen.“

 

Über IFS 

IFS™ entwickelt und liefert weltweit Business Software für Unternehmen, die Güter produzieren und vertreiben, Anlagen unterhalten und Dienstleistungen erbringen. Die Branchenexpertise der Mitarbeiter, die innovativen Lösungen und der hohe Kunden-Fokus machen IFS zu einem der anerkannt führenden und meist empfohlenen Anbieter auf seinem Gebiet. Über 3500 Mitarbeiter unterstützen weltweit mehr als eine Million Anwender mit einer Kombination aus lokalen Niederlassungen und einem stetig wachsenden Partnernetzwerk.

IFS ist im deutschsprachigen Raum (DACH-Region) mit der IFS Deutschland in Erlangen und weiteren Niederlassungen in Dortmund, Mannheim und Neuss sowie der IFS Schweiz in Zürich mit insgesamt rund 250 Mitarbeitern vertreten. Zu den mehr als 350 namhaften Kunden von IFS DACH zählen zum Beispiel Dopag, Doppelmayr, Dürr Dental, Eickhoff, Hama, Huber SE, Huf Hülsbeck & Fürst, K2, Kendrion, LPKF, Marabu, maxon motor, Nova Werke, Osma und Völkl Sports.


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