Für viele Menschen bedeutet „Smart Work“ schnell einmal, dass Mitarbeitende im Home Office sitzen oder mit dem Tablet im Gartencafé arbeiten und dabei Espresso Macchiato schlürfen. Aber Smart Work heisst viel mehr – es heisst auch, dass jeder so arbeiten kann, wann, wo und wie er am produktivsten ist. Das kann zuhause oder im Café sein – aber auch in einem Grossraumbüro, welches zu einer abwechslungsreichen Arbeitslandschaft umfunktioniert worden ist. Smart Working muss geplant werden – und es bedarf auch der Mitwirkung aller Beteiligten.

Zuhause arbeiten kann auch belastend sein

Der Inbegriff für Smart Working ist für viele ganz einfach Home Office oder arbeiten von unterwegs mit mobilen Geräten und Software aus der Cloud: Keine Kosten für die Büroflächen, Heizung und Strom, keine verlorenen Zeiten im Zug oder im Stau auf der Autobahn, bessere Verbindung von Familie und Arbeit (Work-Life-Balance), stete Erreichbarkeit und damit auch grössere Verfügbarkeit der Mitarbeitenden.

Natürlich ermöglichen die neuen Technologien immer mehr Arbeitnehmenden diese Option. Reines Home Office klingt ja aus obgenannten Gründen wirklich sehr verlockend, das Modell weist aber trotz der vielen Vorteile auch einige Schattenseiten auf: Fehlende Interaktionen, verkümmernder Teamgeist, mangelnde Inspiration… Auch gelingt es den Mitarbeitenden oft nur schlecht, Arbeit und Familie wirklich scharf zu trennen. Und die Tendenz ist so relativ gross, eben gar nie richtig Feierabend machen zu können. Und oftmals wird dies auch stillschweigend auch erwartet – oder sogar offen gefordert.

Und es besteht dabei auch eine nicht zu unterschätzende Gefahr, dass die Identifikation mit dem Unternehmen mit der Zeit abnimmt. Auch werden die durchaus entstehenden Kosten für das Home Office vom Arbeitgeber häufig nicht und nur unzureichend vergütet. Oftmals sinkt bei reinem Home Office im Laufe der Zeit sogar die Produktivität, weil die Familie oder der Haushalt eben ständig die Aufmerksamkeit auf sich ziehen können. Auch haben viele Arbeitnehmende mit der Zeit das Gefühl, sozial isoliert zu sein.

Und nicht zuletzt kann das Home Office auch in bestimmten Branchen und Fällen dazu führen, dass die Mitarbeiter so zu einer Schein-Selbständigkeit gezwungen werden und die Sicherheit einer festen Stelle verlieren. Die Freiheit hat so definitiv ihren Preis.

Immer nur alleine zuhause zu sitzen führt somit nicht zwingend zu zufriedeneren Mitarbeitenden.

Smart Work ist nicht gleich Home Office

Aus diesem Grund haben Unternehmen wie z.B. Yahoo vor kurzer Zeit das Home Office sogar wieder ganz abgeschafft. Die besten Ideen würden eben in der Cafeteria oder den Gängen entstehen, die Interaktionen zwischen den Mitarbeitern seien unverzichtbar. Und da hat der Internetriese Recht: Unter dem Label „Smart Working“ exklusiv auf Home Office zu setzen ist in den allermeisten Fällen kontraproduktiv und auf Dauer kein Zukunftsmodell. Auch weil mit der elektronischen Kommunikation im Team oft viel Zeit verloren geht, die man bei einem direkten, persönlichen Kontakt nie hätte aufwenden müssen.

Der Wahrheit letzter Schluss liegt wohl in einem Kompromiss: Home Office als Bestandteil von Smart Work ist absolut sinnvoll und gehört ausgebaut. Voraussetzung dafür ist, dass die Mitarbeitenden zuhause auch über eine gute Möglichkeit dafür verfügen, einen separaten Raum zum Beispiel und das passende Equipment. Aber es braucht auch den wirklichen Austausch innerhalb des Teams, in reellen Sitzungen, aber auch im informellen Rahmen, z.B. während der Pause. Keine Telefon- oder Videokonferenz ersetzt den persönlichen Kontakt.

Der Traum vieler Mitarbeiter ist ein klassisches Einzel- oder vielleicht Zweierbüro. Sind entsprechende Gemeinschaftsäume vorhanden, ist das natürlich ein Idealfall um konzentriert zu arbeiten und sich aber auch fruchtbar mit Kollegen austauschen zu können. Die meisten Arbeitgeber setzen allerdings auf sogenannte Gruppenbüros für 3 bis 10 Mitarbeitende. Auch diese sind gut akzeptiert.

Aber solche Büroräume sind oft vergleichsweise teuer. Grundsätzlich günstiger und genauso gut geeignet sind deshalb Grossraumbüros, so lange sie eben den jeweiligen Ansprüchen der Menschen entsprechen. Die klassischen Grossraumbüros mit oder ohne Kabäuschen sind unbeliebt und eigentlich praktisch tot – das kann man jetzt schon sagen.

Grossraumbüros müssen nicht anonym sein

Grossraumbüros machen vielen Leuten Angst: Gross, laut, unpersönlich. Doch das muss nicht sein und entspricht auch nicht den aktuellen Entwicklungen.

Denn diese gehen auch bei den Grossraumbüros Richtung einer eigentlichen Arbeitslandschaft. Diese ist abwechslungsreich gestaltet, weist klar definierte Strukturen auf, verfügt über praktische, geschlossene Sitzungsräume, es gibt ausgewiesene Ruhezonen für konzentriertes Arbeiten, bequemen Besprechungsecken für den Kundenkontakt oder auch schalldichte Telefonboxen, um die anderen Mitarbeitenden mit den Gesprächen nicht zu stören.

Der persönliche Austausch ist sehr wichtig

Ein wichtiger Teil des Smart Working-Konzepts ist dabei vielerorts der Verzicht auf eine feste Platzzuteilung. Jeder arbeitet dort, wo es für ihn gerade stimmt – oder im schlimmsten Fall dort, wo noch ein Platz frei ist. Diese Arbeitsmethode kommt laut verschiedener Umfragen bei den Arbeitnehmenden aber gar nicht gut an. Ein Kritikpunkt ist, dass man eigentlich oft schon um 6.00 Uhr schon da sein müsste, um einen der beliebteren Arbeitsplätze ergattern zu können.

Die meisten Mitarbeitenden bevorzugen in der Tat einen eigenen festen Arbeitsplatz. Der Mensch ist nun mal ein Gewohnheitstier und steckt gerne sein Revier auf die eine oder andere Weise ab. Diesem Umstand sollte auch beim Smart Working in der einen oder anderen Form Rechnung getragen werden.

Mitarbeiter miteinbeziehen

Wichtig ist somit, dass in einem Grossraumbüro feste Arbeitsplätze möglich sein sollten für diejenigen Mitarbeiter, die das wünschen. Auch muss das Büro wirklich mit Blick auf die Bedürfnisse der Menschen eingerichtet werden. So sollten optische Unterteilungen, Pflanzen, angenehmes Licht und die richtige Belüftung für ein ansprechendes Arbeitsklima sorgen – es muss den Menschen bei der Arbeit ganz einfach wohl sein. Dies kann und soll auch ohne Einzel- oder Gruppenbüros gelingen.

Darum müssen die Mitarbeitenden von Anbeginn in die Planung mit einbezogen werden. Pulte, die auch stehendes Arbeiten ermöglichen, bequeme und ergonomische Stühle und andere Sitzmöglichkeiten, ein angenehmes Farbschema, alles das sollte Bestandteil der Planung sein. Dann ist auch die Akzeptanz für ein Grossraumbüro viel grösser, wenn es eben so gut wie möglich den Ansprüchen und Wünschen der Mitarbeitenden entspricht.

Die Mischung machts

Das Erfolgsrezept für effizientes Smart Working ist also eine individuelle Mischung: Es gibt Leute, die gerne jeden Tag ins Büro fahren, andere bevorzugen es, zwei oder dreimal die Woche von Zuhause aus oder von unterwegs arbeiten zu können. Natürlich ist Home Office nicht für jede Aufgabe oder Position geeignet, aber es ist sehr positiv für die Mitarbeitenden, wenn sie eben nach Möglichkeit und Bedürfnis von daheim aus arbeiten können – aber nicht müssen. Und im Büro sollte es Möglichkeiten geben, ruhig alleine zu arbeiten oder in der Gruppe, sich auszutauschen oder auch abzuschotten.

Smart Working wird immer aktueller, aber es ist eben nicht nur eine Frage der Technologie oder des Home Office. Es reicht nicht, die neusten Gadgets zur Verfügung zu stellen oder mittels Cloud immer und überall Zugriff auf das ERP zu haben. Es geht darum, als Unternehmen komplett neue Strukturen zu schaffen, neue Abläufe zu kreieren und dabei immer etwas im Auge zu behalten: Die Menschen.

 

Alain Zanolari

Alain Zanolari ist Redaktor, Texter und Content Manager mit Erfahrung als IT-Supporter. Seine Tätigkeiten bei der Business Software Plattform topsoft umfassen das Schreiben von Artikeln für Print und Online, Betreuung der Social Media-Kanäle sowie diverse Aufgaben im Sales.