Bei der Waldsberg Elektrotechnik AG* geht es noch sehr traditionell zu: Die Servicemonteure bekommen einen Zettel in die Hand gedrückt, wann sie wo erwartet werden. Die Pläne müssen sie mitnehmen, den Rapport füllen sie von Hand aus und im Büro tippt dann die Lernende die Daten ein. Die Rechnung wird dann von der Teilzeitkraft geschrieben und per Post geschickt. Das gesamte Papier wird in einem Ordner abgeheftet und im Archiv gelagert. Ganz anders funktioniert es bei der Sommertal Storen AG* – und die Kunden sind zufriedener. Was kann die Waldsberg AG davon lernen?

Hans Waldsberg, Inhaber der Waldsberg Elektrotechnik AG, war zufrieden: Sein Monteur Sven hatte seine Tour beendet und brachte acht ausgefüllte Rapportblätter zurück. Die Lernende Tamara wird diese morgen dann in die Listen eintragen und abheften, heute hatte sie ja Schule.

Die Aufträge waren per Telefon reingekommen, wurden von einem Mitarbeiter notiert, dann hat dieser die Arbeitspläne konsultiert und die entsprechenden Einsätze eingeplant, alles von Hand. Nächste Woche wird dann Sarah, die Teilzeitmitarbeiterin, die Rechnungen im Word schreiben und den Kunden zustellen.

Aber jetzt klingelt das Notfall-Telefon, eine Kundin hat ein Problem mit fehlendem Strom im Keller – in der Tiefkühltruhe lagert verderbliche Ware. Ein Notfall also. Hans notiert sich Namen und Adresse, eilt dann ins Archiv, um die Installationspläne des Hauses der Kundin zu suchen. Der Monteur hat schon Feierabend gemacht, Hans wird den Schaden schnell selbst reparieren müssen.

Wühlen in Papierbergen

Nach einigen Minuten wird er im Archiv fündig, zupft die Pläne aus dem Ordner und macht sich damit auf den Weg. Diesen sucht sich Hans auf dem schon etwas zerfledderten Ortsplan raus. Der Defekt ist schnell gefunden und repariert, der Strom fliesst wieder und die Lebensmittel in der Tiefkühltruhe werden keinen Schaden davontragen. Hans füllt den Rapport aus und lässt ihn von der Kundin unterschreiben. „Sie werden die Rechnung nächste Woche erhalten“ meinte Hand Waldsberg. Die Kundin staunt und sagt: „Als letzten Monat der Storenbauer von Sommertal da war, habe ich auf einem Tablet unterschrieben und auch gleich die Rechnung per E-Mail zugeschickt erhalten – so konnte ich sie gleichentags per E-Banking bezahlen.“

„So modern sind wir noch nicht“ murmelt Hans, verabschiedete sich und fuhr zurück ins Büro. Während der Fahrt machte er sich Gedanken. Drohte er, beim Service abgehängt zu werden? Würde er Kunden verlieren? Sollte auch seine Firma zu einem modernen System greifen und dem Papier ade sagen? Was waren die Vorteile?

Gleich am nächsten Tag ruft er seinen alten Bekannten Paul Sommertal an. Hans weiss, dass die Firma Sommertal Storen AG bereits total digitalisiert unterwegs ist und hat schon viel Positives von Kunden gehört. Hans will sich das Ganze mal zeigen lassen. Herr Sommertal war begeistert und bat Hans, doch gleich vorbei zu kommen.

Es geht auch einfacher

Paul begrüsst Hans Waldsberg sehr herzlich und führt ihn ins Büro. Er zeigt ihm die modernen Computer und Tablets, die vernetzt sind und sämtliche Informationen aus der Cloud abrufen können. Keine Papeierberge sind zu sehen, keine Einsatzliste hängt an der Wand, keine Bundesordner stehen herum. Alles wirkt aufgeräumt und organisiert. Und so schaut Hans mal einen halben Tag zu, wie es bei der Sommertal Storen AG zu und her ging.

Wenn das VoIP-Telefon klingelt, erkennt das System in den meisten Fällen die Nummer und zeigt auf dem Bildschirm automatisch Name und Dossier des Kunden an. So weiss der Angestellte sofort, wer am Apparat ist und welche Installationen betroffen sein könnten. Wird ein Schaden gemeldet, berechnet der Computer anhand der Zeiterfassung und der Tourenpläne, wann welcher Monteur verfügbar sein würde. Das Ticket wird dann automatisch auf das Tablet des Mitarbeiters überspielt und in seinen Tagesplan integriert. Zudem wird auf dem Bildschirm auch noch gleich angezeigt, wo sich die betreffende Liegenschaft befindet. Gleichzeitig erhält der Kunde eine Bestätigung per E-Mail, Nachrichtenapp oder SMS, je nach Vorliebe.

Der Monteur braucht keine Ordner mit Plänen mitzuschleppen, alles ist handlich im Tablet abrufbar und stets topaktuell. Es ist sofort ersichtlich, wann die Installation der Storenanlage erfolgt ist, wann die letzte Reparatur war oder wann der nächste Service geplant gewesen wäre. Der Rapport wird selbstverständlich auch digital erfasst und vom Kunden auf dem Tablet visiert. Dann wird die Rechnung ebenfalls umgehend automatisiert ausgelöst. Entweder wird sie im Büro ausgedruckt oder per E-Mail verschickt, wie der Kunde das gerne möchte.

Der Entschluss ist gefasst

Hans Waldsberg ist beeindruckt: Die Zeitersparnis war enorm, auch kurzfristige Reparaturen können ausgeführt werden, ohne dass der Monteur zurückfahren und die Pläne holen muss. Alle Kundendaten sind stets aktuell verfügbar. Der Kunde kann so schneller bedient und umfassender informiert werden. Die Rechnungen werden automatisch erstellt, verbucht sowie elektronisch abgelegt. Und die Büroangestellten werden von langweiligen Standardaufgaben befreit und konnten sich wichtigeren Dingen zuwenden.

Der Entschluss ist schnell gefasst: Auch die Waldsberg Elektrotechnik soll bald schon digitalisiert arbeiten. Hans bedankt sich bei Paul Sommertal und freut sich, dass auch seine Firma bald schon den Schritt Richtung Zukunft machen wird. Natürlich dürfte die Evaluation des geeigneten ERP-Systems seine Zeit dauern, aber der erste Schritt war wohl gemacht: Der Entscheid ist gefallen, etwas zu verändern.

 

Abläufe ganz konkret und live sehen

Die Frage ist: Wenn nun ein Anruf kommt und um Service gebeten wird, was geschieht dann genau? Welche Abläufe werden automatisiert? Wie wird der Servicemonteur avisiert, wie die Route geplant? Wo nimmt uns das ERP Arbeit ab, wie arbeiten wir damit effizienter?

Moderne Business IT automatisiert einen grossen Teil der Arbeitsschritte und sorgt so für grössere Effizienz, Zeitersparnis und Kundenzufriedenheit. Vielleicht sind Sie wie Hans Waldsberg auf der Suche nach einer Lösung für Ihr Unternehmen. Oder Sie möchten sehen, was Ihre bereits installierte IT eigentlich auch noch leisten könnte.

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*Alle Namen und Firmen sind frei erfunden. Allfällige Ähnlichkeiten mit bestehenden Firmen oder Personen wären rein zufällig und nicht beabsichtigt.

Alain Zanolari

Alain Zanolari ist Redaktor, Texter und Content Manager mit Erfahrung als IT-Supporter. Seine Tätigkeiten bei der Business Software Plattform topsoft umfassen das Schreiben von Artikeln für Print und Online, Betreuung der Social Media-Kanäle sowie diverse Aufgaben im Sales.