Packpapier und Filzstift für die Projektplanung, Fresszettel für die Pendenzenverwaltung, Stundenblock für die Zeiterfassung und Textverarbeitungsprogramme für die Erstellung von Kundenrechnungen verunmöglichen eine optimale Rentabilität Ihrer Projekte. Mit professioneller Business Software schaffen Sie Abhilfe – und sparen Zeit, Geld und Nerven.  

Projekte gewinnen, planen, organisieren, realisieren, überwachen und abrechnen – moderne Business Software unterstützt Sie als Dienstleister in allen Phasen der Wertschöpfung. Eine passgenaue Lösung deckt die Bedürfnisse aller Unternehmensbereiche ab: von der Unternehmensführung (inkl. Finance und Controlling) über das Projekt- und Office-Management (inkl. Buchführung und Personaladministration) bis zu Marketing und Verkauf. Entsprechende Anwendungen arbeiten diskret im Hintergrund und entlasten die Anwender von Routine-Aufgaben. Dies ermöglicht die Konzentration auf das Kerngeschäft und erhöht die Effizienz und Zufriedenheit der Mitarbeitenden.

Funktionen und Prozesse von Business Software für Dienstleister (Quelle: proles solutions ag)

 

Kundenbeziehungsmanagement

Bereits während der Akquisitionsphase, also noch vor der eigentlichen Projektumsetzung, profitieren Dienstleister von der Software. Potenzielle Kunden und entsprechende Projektchancen können systematisch verwaltet und bewirtschaftet werden. Dank dieser Unterstützung und des (in Dienstleistungsprojekten üblichen) sehr engen Kontakts zwischen dem Kunden und den Fachspezialisten, sind die Kunden besser informiert und deutlich zufriedener. Damit entsteht die Basis für eine langfristige und nachhaltige Kundenbeziehung. Fachliche Qualität und Kompetenz werden in den Vordergrund gerückt.

Projektverwaltung

Kategorisierung und Typisierung von Kunden und Projekten bilden eine wichtige Basis für die Zeit- und Spesenerfassung sowie für das Projektcontrolling und das Projektreporting. Für die Projektabrechnung (z.B. Verrechnung nach Aufwand oder pauschal) können in der Regel bereits in der Projektverwaltung weitreichende Einstellungen vorgenommen werden.

Projektbudgetierung

Ist in der Phase der Projektgewinnung der Kontakt zum potenziellen Kunden erst einmal hergestellt, geht es darum, eine Projektchance sorgfältig zu budgetieren. Komplexere Projekte werden in Teilprojekte und Arbeitspakete strukturiert, Abhängigkeiten werden erkannt und berücksichtigt. Die Festsetzung von Meilensteinen sowie die detaillierte Kosten- und Terminplanung runden den Prozess der Budgetierung ab und bilden eine ausgezeichnete Basis für eine seriöse, realistische Offertstellung. Budgetierungsfunktionen in Projektmanagement-Systemen bieten hier unter anderem Hilfestellungen mit geeigneten Vorlagen, der Aufbereitung von Erfahrungszahlen sowie der verfügbaren Kapazität der Mitarbeiter.

Projektofferten

Eine detaillierte Offertstellung schafft Vertrauen und erhöht die Abschlusswahrscheinlichkeit. Die Projektofferte und das konsequente Projektcontrolling sind zu je rund 50% für die Profitabilität verantwortlich. Business Software kann in beiden Bereichen unterstützen. Eine saubere Offertstellung ermöglicht Klarheit bezüglich Leistungsumfang und Terminen. Durch diese klare Leistungsabgrenzung können Abweichungen des Leistungskatalogs, welche im Verlaufe eines Projekts formuliert werden, einfacher erkannt und entsprechend behandelt und abgerechnet werden (Change-Requests, Zusatzanforderungen). Die Planzahlen können während der Projektrealisierung laufend mit Ist-Zahlen aus der Leistungserfassungen verglichen werden.

Projektplanung und Mitarbeiterplanung

Mit Funktionen zur Projekt- und Ressourcenplanung werden Mitarbeitende effizient geplant, sinnvoll eingesetzt und optimal ausgelastet. Dies führt zu höherer Verrechenbarkeit und erhöhter Mitarbeiterproduktivität. Die einzelnen Teilprojekte und Arbeitspakete eines Projekts werden bereits in der Budgetierungs- und Offertphase definiert. Diese bilden die Basis für die Projekt- und Mitarbeiterplanung – es geht also darum, das Gesamtprojekt in einzelne, planbare Arbeitspakete aufzuteilen. Einzelne Arbeitsschritte werden in Abhängigkeit von verfügbaren Kapazitäten und Skills bestmöglich auf die involvierten Projektmitarbeiter verteilt. Gemäss Arbeitszeitmodellen werden die Soll-Arbeitszeiten ermittelt und unter Berücksichtigung von Abwesenheiten die effektiv verfügbaren Kapazitäten errechnet.

Zeiterfassung

Die vollständige und lückenlose Zeiterfassung gilt als zentrale Funktion und bildet die Basis für die Mitarbeiterführung, transparente Arbeitszeitabrechnungen, die effiziente Leistungsverrechnung, die Projektplanung sowie das Projektcontrolling. Die Zeiterfassung ist häufig eine der meist genutzten Funktionen innerhalb einer Business-Software für Dienstleister. Aus diesem Grund ist es besonders wichtig, dass die Erfassung für alle Mitarbeitenden möglichst rasch und unkompliziert erfolgen kann. Durch eine selbständige Zeiterfassung aller involvierten Mitarbeitenden reduziert sich der Administrationsaufwand. Wiederkehrende Tätigkeiten und längere Abwesenheiten können mittels Serien-Erfassungen einfach eingegeben werden.

Arbeitszeitabrechnung

Aufgrund von Soll-Arbeitszeiten gemäss den Arbeitszeitmodellen, der Mitarbeiterplanung und erfassten Projektleistungen sowie Abwesenheiten (beispielsweise Ferientagen) können mit einer Business-Software auf einfache Art und Weise Arbeitszeitabrechnungen erstellt werden. Zeit- und Feriensaldo werden pro Stichtag und Mitarbeiter ausgewiesen. Dies reduziert den administrativen Aufwand deutlich und schafft Transparenz. Geschäftsleitung, Administration und die Projektmitarbeiter haben jederzeit den Überblick. Zeit- und Feriensaldi sind immer aktuell abrufbar, händische Kalkulationen werden obsolet.

Spesenerfassung und Spesenabrechnung

Die lückenlose Erfassung von Mitarbeiterspesen (Fahrspesen, Mittagessen, Übernachtungen etc.) ermöglicht die vollständige Verrechnung gegenüber den Kunden (detaillierte Verrechnung von Einzelspesen oder Pauschalspesen). Zudem können auf Basis der Erfassungen auf einfache Art und Weise Spesenabrechnungen erstellt werden. Diese dienen als Abrechnungsbeleg gegenüber den Mitarbeitern und bilden die Basis für eine einfache und transparente Rückerstattung an die Mitarbeiter.

Projektcontrolling und Projektreporting

Das laufende Projektcontrolling während der ganzen Projektdauer hat im Dienstleistungssektor einen hohen Stellenwert. Aktuelle Zahlen zum Projekt stehen jederzeit zur Verfügung. Budgetierte Kosten können mit effektiven Kosten abgeglichen werden. Ein Soll-Ist-Vergleich der Stunden eines Arbeitspakets ist immer möglich. Die Budgetierung und die Projektofferte sowie lückenlose Zeit-, Spesen- und Materialerfassungen bilden hierfür die Basis. Neben Stunden- und Kostenkontrollen können auch vereinbarte Termine überwacht werden. Änderungen im Projekt lassen sich auf einfache Weise abbilden. Aktuelle Zahlen schaffen hohe Transparenz in der Projektarbeit und liefern wichtige Entscheidungsgrundlagen. Erforderliche Informationen zum aktuellen Projektstand können mittels Business Software durch verantwortliche Projektmitarbeiter selbstständig erstellt werden – Mitarbeiter aus der Administration oder der IT werden entlastet.

Abrechnung und Fakturierung

Kundenfakturen können mit einer Business-Software für Dienstleister ohne grossen Aufwand per Knopfdruck erstellt werden. Die Basis für eine einfache und vollständige Verrechnung bilden Pauschalbeträge, Zeit-, Spesen- und Materialerfassungen. Damit wird schneller und korrekter fakturiert. Die Leistungserfassung ermöglicht einen detaillierten Nachweis gegenüber dem Kunden. Dies reduziert Rückfragen der Kunden bzw. ermöglicht schnelle Auskünfte bei Unklarheiten. Die laufende, automatisierte Abrechnung reduziert nicht nur den administrativen Aufwand, sondern führt auch dazu, dass die Zahlungen der Kunden früher eintreffen.

Informations- und Dokumentenmanagement

Kunden- und Projektinformationen können dank Business Software strukturiert verwaltet werden. Die Informationen müssen nicht in verschiedenen Ablagesystemen gesucht werden, sondern stehen somit dem gesamten Projektteam standortunabhängig und lückenlos zur Verfügung. Business Software ermöglicht auch den Aufbau einer Knowledge-Base. Als weiteres Einsatzgebiet ist das Vertragsmanagement zu nennen. Auch in diesem Bereich kann ein entsprechendes System die Papierablage ergänzen oder sogar ablösen. Zudem wird die Zusammenarbeit unterstützt – auch in verteilten Teams und unternehmensübergreifenden Kooperationen. Einfache, klare und rasche Kommunikation reduziert eMail-Ping-Pong und fördert die Motivation im Team.

 

Der Autor:

Simon Grenacher ist Betriebsökonom, Informatiker und als Mitinhaber der proles solutions ag. Das inhabergeführte Unternehmen mit Sitz in Wettingen entwickelt und vertreibt die cloudbasierte Schweizer Business-Software für Dienstleister «proles».