Vorbei sind die Zeiten, als der Zugriff auf die Unternehmenslösung nur vom Schreibtisch aus möglich war. Internet und mobilen Geräten sei Dank, lassen sich heute Kundenaufträge, Lieferantenbestellungen, Preislisten, Lagerbestände und vieles mehr auch von unterwegs abrufen und verwalten. Allzeit bereit, so die Devise unserer mobilen Arbeitswelt.

Egal wo, wann und wie – mobile Unternehmenslösungen stehen unabhängig vom Standort, der Tageszeit und dem Endgerät zur Verfügung. Soweit so gut. Aber wie definiert sich eigentlich eine solche Lösung? Welche Kriterien müssen erfüllt sein, damit Business Software als mobil bezeichnet werden kann? Anstelle einer tiefschürfenden Abhandlung mit technischen Haarspaltereien, wollen wir anhand von fiktiven Szenarien einige «mobile» Anregungen für die Praxis liefern. Klar ist: DIE mobile Unternehmenslösung gibt es nicht. Schlussendlich entscheiden die individuellen Bedürfnisse der Anwender.

Praktisch in jeder Branche gibt es Anwendungsbereiche, wo sich mobile Unternehmenslösungen lohnen. Gerade im Kontakt mit Kunden oder Partnern kann es ein entscheidender Wettbewerbsvorteil sein, wenn man umgehend und vor Ort reagieren kann. Der Kunde erwartet grösste Effizienz – immer und überall. Und wenn Sie sich nicht sofort um Ihre Kunden kümmern: Ihre Konkurrenz macht das sehr gerne.

Szenario 1: Verkaufsaussendienst

Die persönliche Betreuung von Kunden ist gerade im B2B-Umfeld von hoher Bedeutung, denn Kundennähe schafft Wettbewerbsvorteile. Direkt vor Ort können Bedürfnisse abgeklärt werden, allfällige Probleme besprochen und direkt Bestellungen erfasst werden. Für die Mitarbeitenden im Verkaufsaussendienst bilden transparente Informationen die zentrale Grundlage für den Kundenkontakt. Da Aussendienstmitarbeitende in der Regel dezentral arbeiten, ist für sie der mobile Zugriff auf Terminkalender, die Abfrage von vergangenen und laufenden Kundenbestellungen, aktuelle Artikelinformationen, aber auch der Zugriff auf Notizen, Mails und Dokumente wichtig. Begleiten wir doch mal Sibylle* etwas durch den Tag.

Die Tazzaroma SA in Belliken beliefert Restaurants, Hotels und Firmen mit exklusiven Kaffees aus der eigenen Rösterei. Ihre Aussendienstmitarbeiterin Sibylle Karzer reist in der ganzen Deutschschweiz umher, um die Bestandeskunden zu betreuen und die röstfrischen Bohnen auch neuen Kunden schmackhaft zu machen.

Am Morgen greift Sibylle mit ihrem Tablet auf den Terminkalender im ERP-System zu und überprüft, welche Besuche heute anstehen. Bequem kann Sie dabei auch Termine aus dem Outlook mit dem ERP synchronisieren.

Die Kundenadressen sind stets aktuell und werden ihr direkt auf dem Tablet angezeigt. Die heutige Route hat sie mit Hilfe der Online-Karten geplant, wo die Ziele der geplanten Termine automatisch angezeigt werden.

Selbstverständlich sieht Sibylle jederzeit, ob und was die Kunden bestellt haben. Auch auf die gesamte Korrespondenz, die Notizen des Verkaufsteams und die anderen Aktivitäten in Zusammenhang mit diesem Kunden hat sie dank WLAN oder Mobiltelefon jederzeit Zugriff.

Noch bevor sich Sibylle ins Auto setzen kann, klingelt ihr Handy. Ein Kunde verschiebt den Termin kurzfristig von heute auf nächste Woche. Das ist auf dem Tablet schnell erledigt und die Gesprächsnotiz kann sie auch sofort im Kundenprofil im ERP hinterlegen – und die Verkaufsabteilung sieht diese Informationen umgehend. So kann diese bei weiteren Kontakten mit dem Kunden darauf Bezug nehmen.

Die Fahrt zum ersten Kunden dauert nicht lange und im Restaurant Löwen in Grünwil wird Sibylle schon erwartet. Kurz vorher hat sie allerdings noch schnell abgecheckt, ob der Wirt des Löwen vielleicht noch offene Posten hat, sie hätte ihn darauf ansprechen können. Aber das Kundenkonto ist ausgeglichen, alles in bester Ordnung.

Das Gespräch verläuft sehr positiv, der Wirt ist äusserst zufrieden mit den Produkten von Tazzaroma. Auf seine Frage, ob 50 kg des Tazzaroma Intenso bis übermorgen geliefert werden können, checkt Sibylle kurz auf dem Tablet den Lagerbestand und die Lieferfristen. Sie kann grünes Licht geben und löst gleich die Bestellung für den Kunden aus. Dabei geht die Bestätigung automatisch per E-Mail an den Kunden raus.

Auch wünscht der Wirt ein schriftliches Angebot für eine weitere der hervorragenden italienischen Kaffeemaschinen, welche die Tazzaroma im Sortiment hat. Mit wenigen Eingaben hat Sibylle die Offerte im Tablet erstellt und ebenfalls per E-Mail verschickt. Der Wirt will sie sich dann später in aller Ruhe ansehen und mit anderen Angeboten vergleichen.

So hat Sibylle Karzer stets Zugriff auf alle Kundendaten und kann auch unterwegs die Kunden optimal beraten und bedienen. Und der Kunde braucht nicht zu warten, bis sein Auftrag bearbeitet ist – es geschieht sofort.

 

Szenario 2: Serviceauftrag

Service-Dienstleistungen sind für viele Unternehmen ein wertvolles Differenzierungsmerkmal. Nebst eigentlichen Service-Organisationen bieten oft auch Handels- und Produktionsfirmen entsprechende Leistungen an. Die Kundenzufriedenheit hängt dabei stark von der Reaktionsfähigkeit, der Qualität der ausgeführten Arbeiten und den damit verbundenen Kosten ab. Der Einsatz eines geeigneten ERP-Systems kann die Wettbewerbsfähigkeit massgebend beeinflussen. Da Servicemitarbeitende in der Regel häufig unterwegs sind, benötigen sie einen mobilen Zugriff auf die zentrale Unternehmenslösung inklusive Produktdokumentationen, Serviceverträge und Manuals. Für eine rasche Leistungsverrechnung muss ein durchgängiger, mobilfähiger Rapportierungsprozess gewährleistet sein. Folgen wir mal Mirco* für eine kurze Zeit.

Die Firma HeizStar Systems AG in Grünwil verkauft und unterhält Heizsysteme für die ganze Schweiz. Ein besonderes Augenmerk richtet der Inhaber dabei auf einen effizienten und flexiblen Kundendienst, denn gerade bei Heizungen ist ein schnelles Handeln sehr wichtig. Und die Konkurrenz ist gross, HeizStar muss einfach schneller reagieren und effizienter arbeiten als die Mitbewerber.

Mirco Isenegger ist Servicetechniker bei HeizStar und hat auch heute wieder einige Aufträge im Kalender. Diesen checkt er auf seinem Tablet, welches direkt mit dem ERP-System der Firma verbunden ist. Alle periodischen Serviceaufträge tauchen dort auf, aber auch die Termine für die Notfallreparaturen werden durch die Kundendienst-Abteilung dort eingetragen.

Die gesamten Kundendaten und -history sind jederzeit aktuell abrufbar und so sieht Mirco, welche Serviceverträge die Kunden jeweils abgeschlossen haben. Auch hat er die Geräteinformationen, die Gerätehistory und auch die Pläne und Manuals jederzeit zur Hand, ohne dass er schwere Ordner in den Keller tragen müsste.

Da Mirco ja oft in Räumen ohne WLAN oder Mobilverbindung arbeitet, lädt er die Informationen jeweils für den Tag auf das Tablet und kann so auch offline problemlos auf die Kunden- und Gerätedaten zugreifen. Alle Notizen, die er dort erstellt, werden dann automatisch ins ERP übertragen, wenn das Gerät wieder über Datenempfang verfügt.

Heute steht als erster Auftrag die Heizanlage im Altersheim in Seethalen auf dem Plan. Hier ist der regelmässige Jahresservice geplant. Nach dem Abschluss der Arbeiten kann Mirco die geleisteten Arbeiten und den Materialverbrauch direkt auf dem Tablet erfassen. Den Arbeitsrapport lässt er sich gleich auf dem Laptop vom Facility Manager unterschreiben und als PDF ablegen, die Kopie geht per E-Mail direkt an den Kunden.

Den Termin für die nächste Wartung macht er auch noch gleich aus und trägt ihn via Tablet im System ein. Der Abwart des Altersheims zückt dafür seine Agenda und sucht nach einem Kugelschreiber.

Beim nächsten Kunden, der uns schon bekannten Kaffeerösterei Tazzaroma in Belliken, ist die Heizung defekt und deshalb ist hier vom Kundendienst eine Notfallreparatur im Plan eingetragen worden. Nach der erfolgreichen Reparatur kann er mit dem Infrastruktur-Verantwortlichen der Unternehmung gleich noch einen Servicevertrag abschliessen. Dies erledigt er gleich online auf dem Tablet und lässt diesen sofort unterzeichnen. Auch hier geht die Kopie direkt per E-Mail als PDF an den Kunden – total papierlos.

Auch für Service-Techniker und die Kunden zeigen sich schnell die vielen Vorteile eines mobilen Zugriffs auf die Unternehmensdaten.

 

Szenario 3: Projektmanagement

Nebst ihrer Desktop-Tätigkeit sind Projektmanager häufig direkt am Ort des Geschehens anzutreffen. Um ihre Aufgaben auch ausserhalb des Unternehmens wahrnehmen zu können, sind sie auf mobil verfügbare Informationen und Funktionen des zentralen ERP-Systems angewiesen. Projektdaten müssen nicht nur abgefragt, sondern bei Bedarf auch erfasst und geändert werden können. In schwierigen Situationen ist ein rasches Reagieren notwendig. Der Zugriff auf projektbegleitende Dokumente ist von zentraler Bedeutung. Das sehen wir, wenn wir Mirjam* mal kurz über die Schulter schauen.

Als Projektmanagerin muss Mirjam LaSalle die Fäden in der Hand halten. Tätig ist sie beim Gartenbauunternehmen VieVerte AG in Seethalen und sie betreut verschiedene Projekte sowohl bei Gemeinden und Firmen als auch bei Privatpersonen.

Natürlich arbeitet Sie zum grossen Teil vom Büro aus, aber als Leiterin muss sie eben auch ab und zu vor Ort nach dem Rechten sehen.

Mit der Gemeinde Seethalen hat VieVerte ein grosses Projekt beim Altersheim am Laufen, wo ein Grossteil der Parkanlage neu angelegt wird. Dabei ist es wichtig, dass Mirjam stets den Projektstatus abfragen kann. Einige Arbeiten sind an Subunternehmer vergeben worden. Sie kann die Einhaltung der Termine überwachen und Aufgaben zuteilen.

Dafür steht ihr Tablet in ständiger Verbindung mit dem ERP-System von VieVerte. So hat Mirjam stets Zugriff auf alle relevanten Daten in Echtzeit. Wenn es Änderungen gibt, wird das sofort auf allen Geräten abgebildet. Wenn also ein Kunde einen Termin per Telefon beim Kundendienst verschiebt, sieht das Mirjam umgehend auf ihrem Gerät und kann gegebenenfalls reagieren.

Mirjam kann jederzeit Aufgaben neu erfassen oder diese anderen Personen neu zuordnen. Dabei besteht auch die Möglichkeit, bei Bedarf Termine zu ändern oder auch ein neues Teilprojekt zu eröffnen. Dabei behält sie die Ressourcenplanung stets im Auge und verwaltet diese mittels Ihres Geräts, egal ob im Büro oder vor Ort – denn sie hat stets Zugriff auf die aktuellen Daten aus dem zentralen ERP-System.

Alle Projektdokumente sind online hinterlegt und sie kann diese jederzeit aufrufen, ohne die Unterlagen in Papierform mitschleppen zu müssen. Natürlich sind auch sämtliche Kontaktdaten stets aktuell und können immer und überall aufgerufen werden.

Eine Übersicht über das Projektbudget und die laufenden Kosten hilft Mirjam, das mit dem Kunden vereinbarte Kostendach im Griff zu behalten.

 

Szenario 4: Management

Um ihre Verantwortung gegenüber dem Unternehmen wahrzunehmen, sind Führungskräfte auf den ortsunabhängigen Informationszugriff angewiesen. Any time, in any place and on any device – für keine Anwendergruppe trifft diese Forderung stärker zu als fürs Management. Benötigt werden aktuelle Daten zur Auftragslage, zu Kapazitäten, zur Finanzplanung und vieles mehr. Gleichzeitig müssen Aufgaben und Termine koordiniert und kontrolliert werden können. Dank mobilen Unternehmenslösungen lassen sich diese Anforderungen unabhängig von Zeit und Ort bewältigen. Das zeigt auch Remigio* hier mit einigen Beispielen.

Gerade als Manager ist es wichtig, immer und überall auf alle relevanten Daten zugreifen zu können. Schliesslich trägt man ja die volle Verantwortung für die Firma. Deshalb hat auch Remigio Sant’Angelo, Chef der Kaffeerösterei Tazzaroma in Belliken stets sein Laptop dabei – und mit diesem immer Zugriff auf das ERP.

So kann er jederzeit die aktuellen Aufträge überprüfen und den Mitarbeitenden neue Aufgaben zuweisen. Dabei hat er stets auch Zugriff auf die Termine seiner Angestellten und kann so zu Sitzungen einladen. Auch für die Personalplanung muss er nicht extra ins Büro fahren – das kann er bequem online erledigen.

Jederzeit kann Remigio überall Auswertungen abfragen und, nach Bedarf und Möglichkeit, auch ausdrucken – oder diese per E-Mail als PDF verschicken. Aber auch die Finanzen hat er im Griff, so kann er offene Posten oder die aktuellen Umsatzzahlen jederzeit abrufen und dann die nächsten Schritte einleiten.

Mit diesen Zahlen kann er problemlos eindrucksvolle Präsentationen erstellen, die er Geschäftspartner oder Kunden bei Besprechungen vorführen kann. Das wirkt kompetent und schafft Vertrauen.

Hier zeigt sich, wie gerade auch das Kader von einer mobilen Lösung profitiert, die den Menschen die für die Führungsarbeit nötigen Informationen jederzeit zugänglich macht.

 

Zum Schluss noch ein bisschen Technologie

Mobile Unternehmenslösungen zeichnen sich durch fortschrittliche Technologien und Betriebsmodelle aus. Nachfolgend eine Auswahl verschiedener Kriterien – die Aufzählung ist natürlich nicht abschliessend.

Verliert ein Mitarbeiter sein Handy und besteht Gefahr, dass jemand unbefugt Zugriff auf die Firmendaten im ERP nehmen kann, kann der Zugriff über das verlorene Handy jederzeit gesperrt werden.

Dank Webservices lässt sich der Funktionsumfang erweitern. So kann z.B. ein übersichtliches Anmeldeformular für Neukunden programmiert werden, welches dann automatisch die Angaben in das ERP überträgt.

Von Vorteil ist die Offline-Verfügbarkeit mobiler Systeme, insbesondere dort, wo ohne Datenverbindung gearbeitet werden muss. Solche offline-fähigen Lösungen verfügen in der Regel über eine vorgängig kopierte Version der Unternehmensdaten. Sobald die Verbindung zum zentralen Rechner wieder steht, erfolgt eine Synchronisation der inzwischen veränderten Daten.

Mit einem Tracking-System kann das Unternehmen jederzeit den Standort eines Servicetechnikers eruieren und ihn auch kurzfristig eine neue Aufgabe zuteilen.

 

 

*Alle Namen sind frei erfunden. Ähnlichkeiten mit existierenden Firmen, Produkten oder Personen sind rein zufällig und nicht beabsichtigt.

Alain Zanolari

Alain Zanolari ist Redaktor, Texter und Content Manager mit Erfahrung als IT-Supporter. Seine Tätigkeiten bei der Business Software Plattform topsoft umfassen das Schreiben von Artikeln für Print und Online, Betreuung der Social Media-Kanäle sowie diverse Aufgaben im Sales.