Noch ist Briefpost ein allgegenwärtiges Thema in Schweizer Unternehmen. Zunehmend halten aber auch hier digitale Lösungen Einzug. Die Vorteile sind automatisierte Postverteilung, vollständige Rückverfolgbarkeit, transparente Prozesse und sichere Archivierung. Im Gespräch mit der topsoft Redaktion erklärt Adrian Turrin, Canon (Schweiz) AG, wie digitale Poststellen die Effizienz und Produktivität steigern.

Die topsoft Fachredaktion im Gespräch mit Adrian Turrin

Adrian Turrin ist Verkaufsleiter Canon Business & Information Services und verfügt über langjährige IT-Erfahrung mit Schwerpunkt Unternehmensdigitalisierung.

 

topsoft Redaktion: Herr Turrin, obwohl die meiste Korrespondenz heute per E-Mail erfolgt, gibt es noch immer die gute alte Briefpost. Beisst sich das mit dem digitalen Wandel?

Adrian Turrin: Überhaupt nicht. Die Digitalisierung von Poststellen ist sogar ein ausgezeichnetes Beispiel für eine sinnvolle digitale Transformation. Der sogenannte «Digital Mailroom» erlaubt eine umfassende digitale End-zu-End Verarbeitung. Informationen können nach Empfang umgehend digitalisiert und sortiert werden. Im Anschluss gelangen sie automatisch zu den richtigen Empfängern oder lösen entsprechende Prozesse aus. Damit ist eine vollständige Rückverfolgbarkeit sichergestellt. Die Datenrecherche wird wesentlich vereinfacht und die Archivierung sicherer. Das spart Zeit und Geld und erlaubt den Unternehmen, produktiver und effizienter zu arbeiten.

Welche Überlegungen bewegen Unternehmen dazu, ihren Posteingang zu digitalisieren?

Besonders in Unternehmen und Institutionen mit sehr viel Briefpost stellt man je länger je mehr fest, wie zeitaufwändig die manuelle Postverarbeitung ist. Das Sortieren der Post ist unproduktiv. Kommt hinzu, dass in Zeiten fortschreitender Digitalisierung alle erwarten, zeit- und ortsunabhängig auf ihre Informationen zugreifen zu können.

Wie muss man sich den Prozess der digitalen Postverarbeitung vorstellen?

Der Prozess beginnt beim Posteingang, es folgt das Erfassen und Sortieren, das Verteilen mit individuell zugewiesenen Empfängermassnahmen, bis zur Archivierung der Dokumente. Dabei sind verschiedene Herausforderungen zu meistern. Zuerst müssen Dokumente unterschiedlichen Formats an allen Unternehmensstandorten sauber erfasst werden können. Danach sortiert eine Software die Dokumente automatisch und weist sie den entsprechenden Empfängern oder Prozessen zu. Die nebenstehende Grafik zeigt eine Übersicht über die Funktionsweise der digitalen Postverarbeitung.

So funktioniert’s: Vom Empfang physischer Post bis zur Ablage im e-Archiv

Die Software weist Dokumente automatisch dem korrekten Empfänger zu? Wie ist das möglich?

Das ist richtig. Ein leistungsstarkes Textanalyse-Tool erkennt auf Basis von Schlagworten, um welche Art von Dokument es sich handelt. Der Name des Empfängers wird erfasst oder ermittelt. Diese Analyse der Software weist das Dokument anschliessend der korrekten Kontaktpersonen zu und löst im System gleichzeitig die je nach Dokumententyp notwendige Empfängermassnahme aus. Handelt es sich um eine Rechnung, erhält der Empfänger beispielsweise den Auftrag, diese zu kontieren oder zu visieren. Auch dies erfolgt digital und kann zum Beispiel bei Ferienabwesenheiten delegiert werden. Nachdem der notwendige Arbeitsschritt vom Empfänger erledigt ist, wird das Dokument der nächsten verantwortlichen Person zur Weiterverarbeitung zugewiesen. Der Prozess setzt sich fort bis das Dokument sicher im elektronischen Archiv abgespeichert ist.

Wie steht es um die Rechtskonformität im elektronischen Archiv im Digital Mailroom?

Die Lösung Digital Mailroom von Canon bietet einen sicheren Weg zur Erfassung und Speicherung von Daten, die von einem Unternehmen versendet und empfangen werden. Dank vollständiger Rückverfolgbarkeit und kontrolliertem Zugriff auf vertrauliche Post werden gesetzliche Bestimmungen eingehalten. Die elektronische Archivierung bringt zudem den grossen Vorteil, dass Zugriffsrechte individuell verwaltet und von den Mitarbeitenden von jedem Ort via Computer oder mobilen Geräten eingesehen werden können.

Sicher und bequem: Dank einer digitalen Poststelle inklusive E-Archivierung können Mitarbeitende von überall auf Dokumente zugreifen.

Wo sehen Sie die grössten Vorteile einer digitalen Poststelle?

Eine digitale Poststelle eliminiert die arbeitsintensive, fehleranfällige und kostenintensive manuelle Sortierung von eingehenden Dokumenten. Alle eingehenden Informationen werden automatisch beim Eintreffen im Unternehmen erfasst –  egal ob in einem zentralen Hauptbüro oder in lokalen Niederlassungen. Dadurch reduzieren sich die Betriebs- und Verarbeitungskosten. Geschäftsprozesse werden optimiert und die Reaktionszeit wie zum Beispiel auf Kundenanfragen verkürzt. Zudem profitieren Unternehmen von mehr Transparenz bei jedem Prozessschritt. Die elektronische Archivierung zeichnet sich aus durch höhere Sicherheit, kontrollierten Datenzugriff sowie umfassende und genaue Workflow-Rückverfolgung.

Das tönt gut, können Sie dies mit einem Beispiel aus der Praxis erläutern?

Canon konnte kürzlich mit seiner Lösung eine Buchhaltungs- und Steuerberatungsfirma mit hohem Postaufkommen beim Optimieren seiner Dokumentenverarbeitungsprozesse unterstützen. Durch die Digitalisierung des Posteingangs und des Prozesses der Weiterverarbeitung konnte das Unternehmen erhebliche Einsparungen erzielen. Davon profitieren letztlich auch die Kunden. Die Investition in die Lösung war bereits nach sechs Monaten amortisiert und das Unternehmen profitiert fortan von jährlichen Kosteneinsparungen und gewinnt an Effizienz und Produktivität.

Die Lösung Digital Mailroom von Canon wird neben anderen Business Information Services an der topsoft Messe am 29. & 30. August am Messestand von Canon und Textation vorgestellt.

Christian Bühlmann

Christian Bühlmann ist Chefredaktor des topsoft Fachmagazin für Business Software.