Überlegungen zum papierlosen Büro und zu damit verbundenen Lösungen sollten ein Unternehmen nicht belasten, sondern vielmehr entlasten. Wichtig ist, dass das Bauchgefühl stimmt und keine «Magenverstimmung» eintritt.

Stellen Sie sich vor, dass Sie alle Ihre geschäftsrelevanten Unterlagen rechtssicher in einem digitalen Archiv abgelegt haben. Zunächst ist dies sicher ein beruhigendes Gefühl, alles klassifiziert und nach Suchkriterien zentral an nur einem Ort archiviert zu haben. «Klasse, diese papierlose Welt», werden Sie zunächst denken. Bei genauerer Betrachtung sollten Sie sich jedoch die Frage stellen, was bedeutet der Begriff «rechtssicher» eigentlich genau? Welche Auswirkungen sind damit verbunden?

Rechtssicher bedeutet in erster Linie, dass Sie an digital archivierten Dokumenten nichts mehr verändern bzw. korrigieren können. Ist diese Anforderung nicht erfüllt, kann es Konsequenzen für das Unternehmen haben. Ganz nach dem Motto: Unwissenheit schützt vor Strafe nicht. Wie viele Unternehmen auch, werden Sie wahrscheinlich mit Word oder Ihrem eigenen Texterstellungs-Programm geschäftsrelevante Dokumentinhalte erstellen. Beim Einsatz eines digitalen Archivs ist es an dieser Stelle wichtig, dass geschäftsrelevante Textinhalte im Anschluss an die Fertigstellung geprüft und korrekturgelesen werden. Wenn dann die Freigabe erfolgt – und nur dann – sollte das Dokument unveränderbar langzeitarchiviert werden. Dasselbe gilt auch für das Publizieren der Dokumente, z.B. auf einer Website. Wenn Sie darüber nachdenken, wie Sie heute Textinhalte in Ihrem Unternehmens erstellen und publizieren wollen, liegt der Nutzen auf der Hand,– oder doch nicht?

Durchgängige Paperless World®-Lösung

 

Schutz von Daten und Dokumenten

Das Kapital und gleichzeitig das Aushängeschild eines Unternehmens sind unter anderem die Daten und Dokumente. Diese gilt es in hoher Qualität zu erstellen und zu sichern, um den Mitarbeitenden und den Kunden stets ein hohes Sicherheitsgefühl zu vermitteln. Im besten Fall übergeben Sie den rechtssicheren und automatisierten Dokumenten-Erstellungsprozess an eine geeignete Software, die Sie wesentlich bei Ihren täglichen Arbeiten unterstützt. Dadurch profitieren nicht nur Sie, sondern auch Ihre Mitarbeitenden. Zusätzlich wird die Dokumentenqualität enorm gesteigert. Jetzt kann DMS/ECM beginnen und alles, was IT an entsprechenden Möglichkeiten bietet.

Es kann natürlich sein, dass Sie mit Ihrem Unternehmen nicht in regulierten Märkten zu Hause sind und daher denken: Muss ich nicht, brauch‘ ich nicht! Wenn Sie sich jedoch vor Augen halten, dass Ihre Daten und Dokumente das Kapital Ihres Unternehmens sind, liegt es nahe, hierüber einmal nachzudenken und eventuell eine individuelle Lösung einzusetzen, welche zu Ihren Prozessen passt. Mit der dargestellten Paperless World®-Lösung lassen sich Arbeitsabläufe über die gesamte Wertschöpfungskette eines Unternehmens effizient und medienbruchfrei automatisieren.

Automatisierte Lösungen für das papierlose Büro

Die Lösung beginnt mit der zentralen automatisierten Dokumentenerstellung. Jeder Zugriff wird dabei in der Reihenfolge: Wer hat was, zu welchem Zeitpunkt und zu welchem Zweck am Dokument verändert und dokumentiert. Dabei werden alle Informationen chronologisch in der Dokumenten-Historie hinterlegt. Im Anschluss an die Dokumentenfreigabe und der abschliessenden Versionierung, kann am Dokument nichts mehr verändert werden! Freigegebene Dokumente werden dann in sehr hoher Qualität, automatisiert volltextgelesen und nach Suchkriterien (Klassen, Indexe) als digitale Akten in der zentralen Dokumentenablage abgelegt.

Mit dem Begriff Dark Zone sind nicht die dunklen Mächte aus Krieg der Sterne gemeint. Hier geht es vielmehr darum, wie eingehende Post, z.B. gescannte Dokumente, E-Mail-Rechnungen und weitere, automatisch im Hintergrund des digitalen Arbeitsplatzes verarbeitet werden kann. Die Fachwelt spricht hier vom «Digital Mail-Room», mit dem sich beispielsweise E-Mail-Rechnungen unsichtbar (Dunkelverarbeitung) verarbeiten lassen. Unter der Voraussetzung von hoher Dokumentenqualität können so beispielsweise Kontierungsprozesse ohne menschliches Einwirkung automatisiert durchgeführt werden. Hinter der Lösung steckt das effiziente Zusammenspiel einer speziellen Texterstellungssoftware, dem Digital Mail-Room und eines zentrales DMS/ECM-Systems.

Beispiel: Paperless World®-Szenario

  • Einfache und effiziente Erstellung: Gleichzeitige Bearbeitung von Inhalten durch verschiedene Benutzer und intelligente Verarbeitung von gleichartigen Textabschnitten
  • Einfache Abbildung interner Prozesse: Flexible Konfiguration von Workflows und Rollen (z. B. Freigabe von Inhalten, automatisierte Weiterleitungen)
  • Automatische Verarbeitung und Weiterleitung eingehender Post
  • Automatische Erinnerung an ausstehende Aufgaben, integrierte Termin- und Aufgabenüberwachung
  • Rechtssichere Nachvollziehbarkeit: Audit-Trail aller Aktionen und Änderungen
  • Zentrale Ablage: Informationen und Dokumente sind zentral verfügbar, schnelle und einfache Suche aller Inhalte (auch mobil über Web-Browser)
  • Medienbruchfreies Arbeiten

 

Paperless World® auf der topsoft Messe 2017

Zum beschriebenen Fachthemenbereich «Durchgängige Paperless World®-Lösung» sind wir auch dieses Jahr wieder als Partner der topsoft auf der grössten Schweizer Fachmesse für Business Software vertreten. Besuchen Sie uns auf der Paperless World® – Themenbühne am 29./30. August 2017 auf der topsoft Messe Zürich.

Spannende Referate zum oben genannten Themenfeld sind garantiert. Im Anschluss an die jeweiligen Fachreferate mit Live-Präsentationen haben Sie die Möglichkeit, sich mit den Referenten über Ihre individuellen Anforderungen auszutauschen.

Die Agenda zu den Referaten finden Sie unter www.paperlessworld.eu.

Der Autor Peter Kanele ist Betriebswirt (GA)
Gründer der Fachthemen-Initiative für die IT-Industrie «Paperless World®», langjährige Erfahrung mit Schwerpunkt Lösungsberatung ECM/DMS