Die Zollquittung wird von den Schweizer Zollbehörden per März 2018 definitiv digitalisiert. Dies hat Auswirkungen auf Prozesse und die IT. Gleichzeitig eröffnen sich damit neue Effizienzchancen im Aussenhandel.

Seit 2012 bietet die Eidgenössische Zollverwaltung (EZV) die Veranlagungsverfügung Import (VV) oder Zollquittung auch elektronisch als eVV an. Der Inhaber eines Zollkontos (ZAZ) kann damit die gelbe Papierquittung mit der digitalen Variante ersetzen.

Nun hat die EZV die definitive Ablösung der VV auf März 2018 festgelegt. Ab sofort läuft der Countdown. Damit wird 2017 das Umstellungsjahr für gegen 20‘000 Schweizer Zollkontoinhaber, welche noch die Papierquittung verwenden.

Prozesse neu gestalten

Die meisten Importverzollungen werden heute von Spediteuren, Zollagenten sowie Kurier-, Express- und Paketdienstleistern (KEP) durchgeführt. Die Zollanmeldung erfolgt mit dem elektronischen e-dec Importverfahren. Danach wird die gelbe Papier-Zollquittung sowie die Zollrechnung dem ZAZ-Inhaber per Briefpost zugestellt. Falls der Verzollungsdienstleister (VDL) auf sein eigenes Zollkonto angemeldet hat, stellt er dem Importeur die Papierquittung per Post zu.

Die Umstellung auf eVV Import verändert diesen Papier-basierten Prozess. Zwar wird sich die Arbeitsteilung Verzollung/Zollkontokontrolle kaum ändern. Neu wird die eVV nach der Zollanmeldung durch den VDL jedoch in Datenform auf dem Server der EZV bereitgestellt. Der Zollkunde muss diese Daten nun elektronisch abholen. Dieser neue Ablauf ist wie folgt.

 

 

Nach der Beauftragung (1) nimmt der Dienstleister die e-dec Importverzollung vor (2). Die EZV stellt die eVV bereit. Der Inhaber des Zollkontos holt diese Daten vom Zollserver ab (3), kontrolliert (4) und archiviert (5) sie. Diese Daten können an ein internes ERP System weitergeleitet werden (6).

Damit ergeben sich folgende Neuerungen:

  • die eVV wird von einer Bring- zu einer Holschuld,
  • die Abholung der Zollquittung muss mit IT-Hilfsmitteln erfolgen (durch VDL oder Importeur),
  • alle eVV Zollinformationen sind als Daten verfügbar und können entsprechend genutzt werden
  • die elektronischen Belege und nicht mehr Papierdokumente gelten als Nachweis bei Zoll- und insbesondere MwSt.- Kontrollen
  • die Archivierung der eVV Daten muss elektronisch erfolgen. Zudem ist der Importeur gemäss Eidg. Steuerverwaltung (ESTV) zu einer rechtskonformen Archivierung der elektronischen Belege während 10 Jahren verpflichtet.

Der MwSt.-pflichtige Importeur bleibt gegenüber EZV und ESTV verantwortlich und haftbar. Er muss den Prozess zur Abholung und Ablage der eVV-Daten mit seinen Verzollungsdienstleistern verbindlich regeln.

 

IT Systeme für die eVV-Verarbeitung

Für die Abholung der eVV bietet die EZV drei IT-basierte Möglichkeiten an:

  • Zugangscode (Kleinstvolumen)
    Wer kein eigenes ZAZ-Konto hat, bezieht die eVV direkt via Zugangscode ab EZV-Homepage. Ein 16-stelliger Zugangscode (z.B. „kC9q2ybOPLWcvbgl“) muss pro eVV manuell eingegeben werden. Primär für Privatkunden gedacht. 
  • Direktabholung via Internetbrowser der EZV (Kleine Volumen)
    Manuelle Abholung via EZV-Internetzugang. Der Kontoinhaber kann die verfügbaren eVV abfragen, ausdrucken und bei sich lokal archivieren.
  • Direktanbindung mit Softwareanbieter-Lösung
    Der ZAZ Inhaber setzt eine spezifische Software eines Zoll-IT Anbieters ein. Diese holt die eVV vom Server der EZV ab. Der Anwender kontrolliert alle eVV im System und kann diese weiterverarbeiten und archivieren.

eVV Import Digitalisierung „Zoll 4.0“ mit neuen Chancen

Spezialisierte Lösungen von IT-Anbietern ermöglichen, den Abholprozess weitgehend zu automatisieren. Abhängig von der Funktionalität der gewählten Software, können die eVV-Daten weiterverarbeitet, ausgewertet, an interne Systeme weitergeleitet sowie rechtskonform archiviert werden. Die  IT-Lösungen können wie folgt verglichen werden.

Insbesondere Web-basierte Cloud Lösungen sind effizient und auch ohne interne IT-Involvierung umsetzbar.

Es entstehen interessante neue Möglichkeiten. So wie Industrie 4.0 ein Hauptthema in der Wirtschaft ist, kann die eVV ein wichtiger Schritt zu „Zoll 4.0“ sein für Integration, Automatisierung und Digitalisierung von papiergebundenen Abläufen. Spezialisierte Cloud-Software ermöglicht dem Importeur spannende Vorteile:

  • Die eVV steht online zur Verfügung
  • die Kontrolle der Quittungen erfolgt IT-gestützt sehr einfach
  • die Papierverarbeitung fällt weg (Post, Kontrolle, Kopien, Weiterleitung, Ablage, Suche…)
  • die Suche nach Quittungen und Zollinformationen erfolgt online am Bildschirm
  • sofortige statistische Auswertungen über alle eVV-Zolldaten per Mausklick
  • Belastungen des Zollkontos sind sofort kontrollierbar, Abweichung sind endlich transparent
  • Zusatzinformationen für Präferenz- und Ursprungskontrolle

Empfehlung für Umstellung

Die verbleibende Zeit bis März 2018 ist kurz. Ergreifen Sie die Chance, die positiven Auswirkungen der eVV Import auf Ihre eigenen Prozesse zu nutzen. Stimmen Sie die neuen Abläufe mit Ihren Logistikdienstleistern ab. Nutzen Sie Effizienzsteigerungen. Dabei können Cloud-basierte IT-Lösungen von Zollsoftware-Spezialisten sowie die Integration mit bestehenden Systemen eine wichtige Rolle einnehmen. So profitiert der Importeur von Kosteneinsparungen einer durchgängigen Zollkontrolle und einem hervorragenden Informationsgehalt. Dies erhöht gerade auch für deutsche Unternehmen mit Schweizer Niederlassungen Durchgängigkeit und Transparenz der grenzüberschreitenden Verkehre.

Autor: Roland Schumacher, CEO SISA Studio Informatica SA

 

Firmenporträt

SISA Studio Informatica SA wurde 1972 gegründet und hat ab 1984 die Entwicklung der elektronischen Zollsysteme in der Schweiz wesentlich mitgeprägt. Mit 60 Mitarbeitenden ist SISA der führende Anbieter von digitalen Zoll- und Speditionssystemen in der Schweiz. Die spezialisierte Software ist als modulare Cloud-Lösung verfügbar. Dies erleichtert die Optimierung von Zoll-spezifischen Abläufen, ohne dass sich die interne IT damit intensiv abgeben muss. Über 250 Importeure, Exporteure, Speditionen und Kurierfirmen, arbeiten erfolgreich mit SISA Systemen, darunter zahlreiche Top 100 Unternehmen in der Schweiz. Die langjährige Zusammenarbeit mit Logistikdienstleistern sowie Handel und Industrie macht SISA zu einem Zentrum für Logistik- und Zollkompetenz.

 

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