Neben attraktiven Sortimenten zu guten Preisen und einer effizienten Logistik werden heute vom Handel detaillierte Informationen zu Produkten gefordert. Diese müssen für unterschiedlichste Interessenten und Kunden in verschiedenen Formaten einfach und schnell verfügbar sein. Eine komplexe Aufgabenstellung, welche mit dem Einsatz von Business Software effizient gemeistert werden kann.

Die Anforderungen an den Detailhandel steigen stetig. Mit der Digitalisierung des Handels und die immer wichtigere Bedeutung von Online-Plattformen werden die Anforderungen an die Grosshändler laufend grösser. Gleichzeitig sehen sich Grosshändler mit sinkenden Margen konfrontiert. Noch vor nicht allzu langer Zeit konnten sich Grosshändler durch attraktive Sortimente und angemessene Preise auszeichnen. Nebst der Fähigkeit, trendige Sortimente am Markt zu finden und im Detailhandel oder bei professionellen Anwendern zu positionieren, war eine funkti- onierende und effiziente Logistik der Schlüssel zum Erfolg. Diesen Anforderungen muss der Grosshandel auch heute noch genügen, zusätzlich werden aber erheblich mehr Produktinformationen und Bilder verlangt.

Mit den Bestrebungen, Supply Chain Prozesse effizienter zu gestalten, wurde der elektronische Datenaustausch zwischen den Grosshändlern und den Kunden eingeführt. Die Einführung von EDI (Electronic Data Interchange) auf der Basis von UNEDIFACT stellte für Grosshändler, welche nicht über gut gepflegte Datenstämme und ERP-Systeme verfügten, eine Herausforderung dar. Die von Grosskunden zur Verfügung gestellten WEB-EDI Lösungen führen zu Mehraufwand bei den Grosshändlern, ohne dass diese einen Vorteil davon haben, ausser dass sie die Anforderungen an die elektronischen Daten der Grosskunden erfüllen. Für die effiziente Abwicklung der Geschäftsvorfälle (Auftrag, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnungen) zwischen Grosshändler und Kunden bräuchte es mehr, nämlich eine Integration, mit welcher die Prozesse und Geschäftsvorfälle ohne Medienbruch elektronisch abgebildet und übermittelt werden können.

EDI und E-Commerce

Damit Geschäftsvorfälle zwischen Grosshandel und Kunden elektronisch (mittels EDI) abgebildet werden können, muss die Datenqualität in den Systemen der Grosshändler und Kunden hoch sein. Vor der Einführung von EDI-Prozessen müssen die Artikeldaten der Grosshändler auf deren Qualität (Richtigkeit, Vollständigkeit) überprüft und bei Bedarf bereinigt werden. Der Aufwand dafür ist nicht unerheblich, da dies meist manuell durchgeführt werden muss. Da bei EDI-Prozessen die Daten nicht mehr von Menschen interpretiert werden, müssen Artikeldaten absolut korrekt sein. Bei der Anlage und Pflege der Daten stellt die ERP-Software das zentrale und wichtige Instrument dar.

Mit der Verschiebung der Vertriebskanäle in Richtung E-Commerce ändern sich die Anforderungen an die Artikeldaten massgeblich. Für die Präsentation eines Artikels auf E-Commerce Plattformen sind neben den klassischen Artikelinformationen, welche für die kommerzielle und logistische Abwicklung notwendig sind, zusätzliche, umfangreiche Informationen notwendig. Klassische Attribute wie Länge, Breite, Höhe und Gewicht genügen nicht mehr. Für die Präsentation im Webshop sind weitere Angaben erforderlich. Nur durch die detaillierte Beschreibung mittels Attributen kann ein Artikel in einem Webshop-Sortiment passend präsentiert und vom Kunden auch gefunden werden. Diese detaillierten Informationen werden von den Herstellern meist nicht zur Verfügung gestellt. Deren Daten sind so ausgelegt, dass Bestellungen effizient abgewickelt und produziert werde können. Diese Situation führt bei Grosshändler zu einem Dilemma. Für die Präsentation auf E-Commerce Plattformen werden detaillierte Informationen benötigt. Kann der Händler die Daten nicht vom Produzenten einfordern, müssen die notwendigen Informationen meist mit grossem personellem Aufwand ermittelt und erfasst werden. Dazu muss vorab geprüft werden, ob das bestehende ERP-System den Anforderungen genügt, oder ob eine für den Import, Export und die Pflege von Artikeldaten spezialisierte Software (PIM-System) verwendet werden sollte. Kurzfristig wird das Problem oft mittels MS Excel gelöst; langfristig führt dies aber zu Mehrfacherfassungen und inkonsistenten Daten. Die Komplexität wird für Grosshändler massiv grösser, wenn mehrere Datenbezüger mit Daten versorgt werden müssen und diese unterschiedliche Anforderungen an die zusätzlichen Artikel-Informationen haben.

Bild- und Filmmaterial

Die Anforderungen an Bilder sind heute massiv grösser als noch vor ein paar Jahren. Bis vor kurzem genügte in vielen Fällen je ein freigestelltes und ein «Milieu-Bild» (Stimmungsbild) pro Artikel. Die Anforderungen von Konsumenten und damit jene der E-Commerce Plattformen sind heute wesentlich höher. Nicht selten werden 360-Grad-Darstellungen von Produkten gefordert. Für «augmented reality» (erweiterte Realität) Lösungen, welche in den Branchen «Fashion» sowie «home and living» heute schon im stationären Handel Einzug halten, sind andere Bildinformationen gefordert als zum Beispiel für gedruckte Plakate. Diese Daten kann der Produzent in den wenigsten Fällen zur Verfügung stellen, der stationäre Handel und E-Commerce Plattformen fordern diese aber vom Grosshandel. Der Endkonsument erwartet oft auch Filme, welche den Artikel im Einsatz zeigen oder dessen Handhabung erklären. Werden dem Grosshändler Artikelbilder und Filme vom Lieferanten zur Verfügung gestellt, so muss geklärt werden, wie und in welchem Kontext diese verwendet werden dürfen. Der Händler muss daher sicherstellen, dass die Rechte an Bildern und Filmen nicht verletzt werden. Diese z.T. sehr aufwändige Verwaltung von Bild- und Filmrechten gehört neu auch in das Aufgabenspektrum von Grosshändlern.

Medienneutrale Datenbanken

In medienneutralen Datenbanken werden Texte, Bilder, Filme und grafische Elemente von Produkten so abgelegt, dass diese für unterschiedliche Bezüger in der geforderten Qualität und mit dem nötigen Inhalt einfach, teilweise sogar automatisiert zur Verfügung gestellt werden. Abnehmer der Daten sind sowohl E-Commerce Lösungen wie auch Platt- formen zum Aufbau und der Gestaltung von Katalogen und Prospekten. In medienneutra- len Datenbanken werden die Informationen immer in der bestmöglichen Qualität abgelegt. Beim Export für einen definierten Datenbe- züger werden die Daten in der notwendigen Qualität exportiert, und Bilder werden in das gewünschte Format und die benötigte Auflö- sung umgewandelt. Für die Pflege und Ver- waltung dieser Informationen (Texte, Bilder, Filme und grafische Elemente) bieten sich heute PIM (Product Information Manage- ment) und MAM (Media Asset Management) Systeme an. Solche Lösungen werden von ver- schiedenen Softwareanbietern in Kombination angeboten.

Funktionen von PIM- und MAM-Systemen

PIM- und MAM-Systeme verfügen über spezifische Funktionen, um Artikelinformationen und -bilder zu verwalten und in allen benötigten Formaten zur Verfügung zu stellen. (Grafik: busch-consulting)

Funktionen von PIM Lösungen

Die am Markt verfügbaren PIM Lösungen beinhalten unterschiedliche Funktionen. Einige Beispiele:

  • Anlage von Klassifikationen Für die strukturierte Ablage von Artikeln und Sortimenten werden eines oder mehrere Klassifikationssysteme Mit Hilfe der Klassifikation können Artikel mit der gleichen Funktion oder Beschaffenheit einheitliche Artikelmerkmale (Attribute) zugewiesen werden. Standardisierte Klassifikationssysteme wie z.B. BMEcat (www.bme.de) sind bei gewissen Anbietern im Lieferumfang enthalten. Wie weit diese Standards für die Sortimente des Grosshändlers übernommen werden können, muss im Rahmen der Einführung der Lösung geprüft werden.
  • Import von Sortimente Für den elektro- nischen Import von Sortimenten stehen Schnittstellen oder sogenannte Importer zur Verfügung. Diese können unterschiedliche Dateiformate und -strukturen importieren.
  • Mapping von Artikelattributen Nach dem Datenimport erfolgt die Zuordnung in die Klassifikation des PIM-Systems inklusive des notwendigen Mappings (Zuweisung) der Artikelattribute. Wird von einem Lieferanten die Farbe eines Artikels als «schneeweiss» bezeichnet, kann mit Hilfe der Mappings der Wert «schneeweiss» auf «weiss» geändert und dem Attribut «Farbe» zugewiesen werden.
  • Massenupdates In PIM-Lösungen erfasste Daten müssen angepasst und verändert werden können. So muss es möglich sein, zusätzliche Attribute einer grösseren Anzahl von Artikeln zuzuweisen oder eine Gruppe von Artikeln einer anderen Klassifikation zuzuweisen. Damit diese zum Teil sehr umfangreichen Mutationen nicht manuell erfolgen müssen, stellen PIM- Systeme Funktionen für das Massenupdate von Artikeldaten zur Verfügung.
  • Export von Artikeldaten Aktuelle PIM-Sys- temen besitzen umfangreiche Funktionen für den Export von Artikeldaten. In den Systemen können die zu exportierenden Artikel und Sortimentsgruppe ausgewählt werden. Abhängig vom Empfänger werden die zu exportierenden Informationen und das notwendige Exportformat ausgewählt bzw. konfiguriert.Wie PIM-Systeme verfügen Media Asset Management Systeme (MAM) über umfang- reiche Import- und Export Funktionen, mit denen Bilder oder Filme einem Artikel oder einer Artikelgruppe zugewiesen werden kön- nen. Die zum Teil sehr umfangreichen Bild- und Filmbibliotheken werden mit MAM-Sys- temen strukturiert und für unterschiedliche Anwendungszwecke zur Verfügung gestellt. Die Anforderungen zur Einhaltung der gewährten Bild- und Filmrechte können mit MAM-Systemen erfüllt werden.

Herausforderungen meistern

Der Handel und der Grosshandel stehen vor grossen Herausforderungen, welche aktiv angegangen werden müssen. Neben guter Logistik und attraktiven Sortimenten muss der Grosshandel auch mit der Pflege und Verwaltung von Artikeldaten und Bilder umgehen können. Die Herausforderungen liegen dabei nicht nur bei der Auswahl und Einführung der geeigneten Business Software, sondern auch beim Aufbau der für die Datenpflege notwendigen Prozesse und bei den damit notwendigen organisatorischen Veränderungen. Um dies zu meistern, braucht es passende Business Software und ein umfassendes Projekt- und Veränderungsmanagement.

 

Roger Busch ist Inhaber der busch-consulting GmbHDer Autor

Roger Busch ist Inhaber der busch-consulting GmbH und unterstützt Unternehmungen bei der Auswahl und Einführung von Business Software.

Roger Busch verfügt über langjährige Erfahrungen in unterschiedlichen Branchen und ist mit seiner breiten Berufs- und Projekterfahrung ein kompetenter Ansprechpartner für technische, betriebswirtschaftliche und organisatorische Fragestellungen.

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