Die digitale Transformation ist in aller Munde. Dabei spielt das ERP in den Kundenunternehmen als Motor eine entscheidende Rolle. Als gelungenes Beispiel für die Transformierung konventioneller Prozesse gilt die Rechnungsabwicklung zwischen Unternehmen und seinen Kunden über die E-Rechnung. tosca Kunden setzen diese seit geraumer Zeit erfolgreich ein.

Mit tosca 4.1 können Einzelrechnungen, Sammelrechnungen und/oder Gutschriften gesendet und/oder empfangen werden:

+ tosca als Rechnungssteller: Sie können E-Rechnung mit tosca ausstellen
+ tosca als Rechnungsempfänger: Sie können E-Rechnung mit tosca empfangen
+ tosca als Rechnungssteller und tosca als Rechnungsempfänger: Sie können mit tosca E-Rechnungen ausstellen und gleichzeitig empfangen

Der Rechnungsempfänger besitzt zwei Möglichkeiten eine E-Rechnung zu erhalten:

+ E-Rechnung im E-Banking-System: Abbildung 1 zeigt, wie tosca als Rechnungssteller die Rechnungsdaten aufbereitet und dem Rechnungsempfänger die Rechnung im E-Banking-System
seiner Bank für die Zahlung zur Verfügung stellt. Der Rechnungsempfänger kann über diese Schnittstelle eine Rechnung ablehnen, sollte diese nicht in Ordnung sein.

+ E-Rechnung im integrierten ERP-System: Abbildung 2 zeigt, wie ein Rechnungssteller mit tosca dem Rechnungsempfänger die Rechnungsdaten über einen E-Invoice Service Provider Rechnungen stellen kann. Der Unterschied zur Möglichkeit 1 besteht darin, dass der Rechnungsempfänger auch über ein ERP-System verfügt, in diesem Fall tosca, und somit die Rechnungsverarbeitung automatisch abwickeln kann. Der Rechnungsempfänger kann eine Rechnung nicht über diese Schnittstelle ablehnen, sollte diese nicht in Ordnung sein.

tosca Lösung mit Schnittstellen E-Rechnungen

Abbildung 1 | E-Rechnung im E-Banking-System

 

tosca Ablauf E-Rechnung im integrierten ERP-System

Abbildung 2 | E-Rechnung im integrierten ERP-System

 

Standardablauf in Kürze

Der Rechnungsempfänger meldet sich für den elektronischen Erhalt der Rechnungen beim Rechnungssteller. Eine Anmeldung kann wie folgt aussehen:

+ Anmeldung für E-Rechnung ohne ERP: in diesem Fall verfügt der Rechnungsempfänger über kein ERP-System und möchte die E-Rechnung in seinem E-Banking-System erhalten und direkt bezahlen. Der Rechnungsempfänger findet in seinem E-Banking-System den Rechnungssteller und meldet sich bei ihm an. Per PostFinance Anmeldeformular gibt der Rechnungsempfänger seine Daten an den Rechnungssteller weiter, damit dieser die notwendigen Einstellungen vornehmen kann. Pflichtdaten sind dabei die Kundennummer und E-Mail-Adresse, damit die Standardlösung von tosca funktioniert.

+ Anmeldung für E-Rechnung mit ERP: in diesem Fall verfügt der Rechnungsempfänger über ein ERP-System und möchte die E-Rechnung über einen definierten Kanal empfangen, um diese anschliessend im ERP-System zu verarbeiten. Um dies durchzuführen, geht der Rechnungsempfänger mit seinem Bankingdienstleister (z.B. PostFinanace) einen Vertrag ein. Mit diesem Vertrag wird dem Rechnungsempfänger das Herunterladen der E-Rechnung per Web Services ermöglicht. Ausserdem besteht die Möglichkeit, das Endformat der E-Rechnung zu bestimmen (SAP IDoc in XML, EDIFACT, yellowbill Invoice XML, etc.)

+ PostFinance sammelt die An- und Abmeldungen und stellt diese dem Rechnungssteller zum Download zur Verfügung. Sofern der Kunde mit der angemeldeten Kundennummer im System vorhanden ist, wird dieser automatisch für das Erhalten der E-Rechnung bzw. als Rechnungsempfänger konfiguriert.

+ Alle Kundenaufträge werden bei der nächsten automatischen Verarbeitung berücksichtigt. Aus diesen werden eine PDF-Datei sowie eine XML-Datei in das yellowbill Format generiert und anschliessend per Web Service bei PostFinance hochgeladen. PostFinance signiert und konvertiert ggf. in das Wunschformat des Rechnungsempfängers.

+ Der Rechnungsempfänger kann wiederum die E-Rechnung erhalten:

+ Via E-Finance: sofern der Rechnungsempfänger über E-Finance-Account verfügt und diesen Kanal ausgewählt hat, erhält dieser die Rechnung in seinem E-Finance-System.

+ Via Datentransfer: verfügt der Rechnungsempfänger über ein ERP System und möchte die Rechnung in diesem weiter verarbeiten, so hat der Rechnungsempfänger die Möglichkeit, die Rechnung über einen definierten Kommunikationskanal abzuholen.

+ Via Netzwerkpartner: verfügt der Rechnungsempfänger über kein E-Finance-Account, sondern über ein Bankkonto z.B. bei der UBS oder CS, so wird die zugestellte Rechnung an SixPaynet weitergeleitet, damit der Rechnungsempfänger diese im E-Banking-System erhalten kann. Es besteht auch die Möglichkeit, die Rechnung an weitere Netzwerkpartner wie Swisscom, StepCom oder andere weiterzugeben.

Nutzen für den Rechnungssteller

+ Hohes Sparpotenzial, da keine Druck- und Versandkosten anfallen
+ Schnellerer Zahlungseingang
+ Höhere Zustellrate, da der Versand der E-Rechnung adressunabhängig erfolgt
+ B2B und B2C Kunden werden über das gleiche Zahlungssystem erreicht

 

Nutzen für den Rechnungsempfänger

+ Fehlerreduktion, da die manuelle Erfassung der Rechnungsinhalte entfällt
+ Mehrwertsteuerkonforme Rechnungsdaten sind im eigenen System und können automatisiert verarbeitet werden
+ Bezahlung der Rechnungen über die gewohnten Zahlungswege
+ Physische Archivierung entfällt
+ Alle Rechnungen können über eine Schnittstelle empfangen werden

 

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