Exporteure kennen das Problem: Export abgeschlossen, Kunde zufrieden und die Rechnung bezahlt. Dann fehlt nur noch der Ausfuhrnachweis für die Mehrwertsteuer. Je nach Art, wie der Spediteur dem Exporteur den Ausfuhrnachweis zur Verfügung stellt, ist das ein grösseres Prozedere. Seit 2016 gibt es eine neue, einfache Bezugsmöglichkeit für die elektronischen Ausfuhrnachweise (eVV). Davon profitieren alle Exporteure, egal ob sie mit einer eigenen e-dec Software, Ausfuhranmeldung mit e-dec web oder Anmeldung durch den Spediteur/Verzollungsagent arbeiten.

Die Exporteure haben grundsätzlich zwei Möglichkeiten, die Ausfuhren beim Zoll anzumelden: Anmeldung durch den Spediteur oder eigene Anmeldung (mit eigener Software oder e-dec web). Daraus folgend gibt es verschiedene Wege, wie der Exporteur zu den Ausfuhrnachweisen kommt. Bei der Anmeldung durch den Spediteur kommt erschwerend hinzu, dass die Spediteure im Moment noch zwei Systeme verwenden, um die Ausfuhren anzumelden. Einerseits die vollelektronische Lösung e-dec Export mit der elektronischen Veranlagungsverfügung (eVV Export) und andererseits das halbelektronische NCTS Ausfuhr mit dem roten Ausfuhrnachweis auf Papier (Formular 11.38). Das Verfahren NCTS wird in absehbarer Zeit vom Zoll abgeschafft, danach gibt es nur noch e-dec Export.

Fehlende Ausfuhrnachweise bei Anmeldung mit eigener Software

Bei eigener Anmeldung mit eigener e-dec-Software kommen die Ausfuhrnachweise eVV automatisch in das System des Exporteurs zurück. Trotzdem können Nachweise fehlen:

  • Der Exporteur hat die Sendung korrekt beim Zoll angemeldet und die Ausfuhrliste dem Spediteur übergeben. Diese wurde jedoch übersehen und die Sendung vom Spediteur nochmals angemeldet. Dabei kommt die eVV nicht automatisch in die Software des Exporteurs zurück.
  • Der Exporteur meldet nur diejenigen Sendungen mit seiner Software an, die er dem Spediteur übergibt. Kuriersendungen gibt er nur auf der Webseite des Kurierdienstleisters ein. Folglich hat er die Sendung nicht in seinem e-dec System und die eVV kommt nicht automatisch zurück.

Abholen der Ausfuhrnachweise bei Anmeldung durch den Spediteur

Der Spediteur hat die Sendung im Auftrag des Exporteurs beim Zoll angemeldet. Hier gibt es je nach Spediteur drei Wege zur eVV:

  • Zustellung per E-Mail durch den Spediteur
    Der Spediteur sendet dem Exporteur eine E-Mail. Darin sind eine PDF-Datei und zwei XLM-Dateien enthalten. Alle drei Dateien müssen beim Exporteur archiviert werden.
  • Abholung auf dem Server des Spediteurs
    Der Exporteur wird vom Spediteur eingeladen, die eVV auf seinem Server abzuholen.
  • Abholung auf dem Zollserver mit Sendungsnummer und Zugangscode
    Der Exporteur muss die eVV selbst beim Zollserver abholen. Er erhält dazu vom Spediteur eine Kopie der Ausfuhranmeldung oder die Sendungsnummer des Zolls sowie einen Zugangscode. Sendungsnummer und Zugangscode finden sich auf der Einfuhranmeldung unten links. Zum Abholen der eVV muss sich der Importeur beim Zoll einloggen und die Zugangsdaten eingeben. Die eVVs können nur einzeln abgeholt werden. Sie werden in einer ZIP-Datei dem Importeur an die angegebene E-Mailadresse gesendet, müssen dort geöffnet, kontrolliert und archiviert werden (Abbildung 1).
    Dieses Verfahren müssen auch Exporteure anwenden, die Ihre Ausfuhren mit e-dec web (gratis-Tool vom Zoll) selbst anmelden.
    Daneben stellt der Spediteur wie eingangs erwähnt dem Exporteur noch das herkömmliche Formular 11.38 zu.

Neue Bezugsmöglichkeit für die eVV Export

Seit dem 1. Januar 2016 muss bei der Ausfuhranmeldung beim Versender zusätzlich die UID-Nummer angegeben werden. Was auf den ersten Blick nach einem Mehraufwand aussah, hat sich im Nachhinein als geniale Lösung für das Problem der fehlenden Ausfuhrnachweise entpuppt. Wenn der Exporteur in der Zollkundenverwaltung (ZKV) registriert ist und ein Zertifikat hat, kann er damit sämtliche eVV Export, die mit seiner UID-Nummer angemeldet wurden, direkt beim Zoll abholen. Dabei spielt es keine Rolle, welcher Spediteur wann und wo eine Ausfuhr abgewickelt hat. Bei diesem Verfahren wird der Spediteur übersprungen, die Belege werden direkt beim Zoll abgeholt (Abbildung 2).

Die Registrierung in der Zollkundenverwaltung (ZKV) ist kostenlos und verpflichtet zu keinen Aktionen. Jede im Handelsregister eingetragene Firma kann sich mit der UID-Nummer registrieren und ein Zertifikat beantragen. Das Zertifikat ist beim Zoll mit der UID-Nummer der Firma verknüpft und kann somit nur von dieser verwendet werden. Mit dem gleichen Zertifikat können auch Import-Belege abgeholt und Exporte mit e-dec Export angemeldet werden.

Alle Exporteure, die für den Import ein eigenes ZAZ-Konto (Zollkonto im zentralisierten Abrechnungsverfahren der Zollverwaltung) besitzen, müssen sich demnächst sowieso in der ZKV anmelden, da die Importbelege elektronisch werden und mit dem Zertifikat abgeholt werden müssen.

Zwei Varianten zum neuen Abholen der eVV Export

Zum elektronischen Abholen der eVV Export gibt es zwei Möglichkeiten: Mit dem gratis Web-GUI des Zolls oder mit einer eigenen Software.

  • Beim Abholen mit dem Web-GUI wird die UID-Nummer eingegeben und eine Zeitspanne definiert (max. 10 Tage). Das System listet alle abholbereiten eVV auf. Diese müssen einzeln markiert und abgeholt werden. Nach dem Abholen befinden sich die eVV im Download-Ordner des Benutzers. Dort können sie weiterbearbeitet, kontrolliert und archiviert werden.
  • Exporteure mit einer eigenen e-dec Export-Software finden darin ein Tool, um die fehlenden eVV beim Zoll automatisch abzuholen. Auch da muss eine Zeitspanne angegeben werden. Je nach Software erscheinen die eVV direkt in der Software, in der entsprechenden Sendung oder im Download-Ordner.

Beide Varianten bringen eine wesentliche Vereinfachung gegenüber den bisherigen «drei Wegen». Insbesondere die Lösung mit der eigenen Software ist sehr komfortabel, da die eVV gleich automatisch archiviert wird. Eine eigene Software erlaubt auch ein Suchen, Filtrieren und Exportieren der Daten.

Als Neuerung bieten die ersten Softwarehersteller Light-Programme an, mit denen nur die eVV Export abgeholt und archiviert werden kann. Diese Software ist auf Exporteure zugeschnitten, welche die Ausfuhranmeldung dem Spediteur übertragen oder mit e-dec web anmelden. Mit diesem Tool haben die Anwender die Möglichkeit, die eVV einfach und kostengünstig abzuholen und gesetzeskonform zu archivieren.

Fazit

Dank der UID-Nummer beim Versender können jetzt vom Exporteur alle eVV lückenlos abgeholt werden. Damit ist gewährleistet, dass der Exporteur bei einer MwSt.-Revision sämtliche Ausfuhrnachweise vorlegen kann. Die Exporteure müssen bei fehlenden eVV nicht mehr den Spediteur oder den Zoll belangen, sie können die eVV selbst abholen. Spediteure und Zoll werden so von Anfragen entlastet. Auch das Problem der fehlenden eVV bei Abholern mit unbekannten Spediteuren ist gelöst. Dank der UID-Nummer holt man die eVV einfach selbst beim Zoll ab.

Einen Wermutstropfen hat das neue System allerdings noch: es gibt Exporteure, die nicht im Handelsregister eingetragen sind und folglich auch keine UID-Nummer besitzen. Für diese hat der Zoll eine Pseudo-UID-Nummer geschaffen, mit der die Sendungen angemeldet werden können. Nun gibt es einige Spediteure und Kurierdienstleister, die der Einfachheit halber bei allen Exporteuren diese Pseudo-UID-Nummer einsetzen statt dass sie die korrekte UID ausfindig machen und eintragen. Da hilft die neue Möglichkeit des Abholens nicht weiter; der Exporteur muss beim Spediteur die korrekte Verwendung seiner UID-Nummer verlangen.

Autor:

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Dominique Zihlmann, Geschäftsführer, TransSoft GmbH

Erstabdruck des Artikels erschienen im topsoft Magazin 16-4.