Die Erfassungspflicht von Arbeitszeiten ist ein vieldiskutiertes Thema. Dies, obwohl die grundsätzliche Pflicht zur Erfassung von Beginn, Ende und Unterbrüchen der Arbeitsleistung schon lange besteht. Aufwind erhalten hat die Debatte durch das Inkrafttreten der Anpassungen in der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV1). Diese erlaubt unter strengen Voraussetzungen neue Erleichterungen oder sogar den Verzicht auf eine Arbeitszeiterfassung.

Bei der Einführung oder Überarbeitung der Arbeitszeiterfassung handelt es sich keinesfalls um ein reines IT-Projekt. Eine auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmte Lösung bedarf zum einen Erfahrung in der Parametrierung und Individualisierung, zum anderen einer ganzheitlichen Betrachtung sämtlicher Aspekte im Hinblick auf Recht, Personalkosten und Lohnbuchhaltung. Als professionelle Software und Hardware empfehlen sich auf jeden Fall Produkte, die mit der bestehenden Lohnbuchhaltungssoftware mindestens über eine Schnittstelle kommunizieren können.

Gesetzliche Rahmenbedingungen

Das Gesetz schreibt die Form, in der die Arbeitszeiten erfasst werden müssen, nicht vor. Ein Unternehmen kann also frei wählen, ob es die Arbeitszeit mit handschriftlichen Notizen, über eine Excel-Tabelle oder mit Unterstützung einer passenden Software oder Hardware erfasst. Die Vorgaben verlangen nur, dass die erfassten Daten klar und verständlich sein sollen und mindestens fünf Jahre lang aufbewahrt werden. Mit den jüngsten Anpassungen der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz wurden für bestimmte Mitarbeiterkategorien Erleichterungen in der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung eingeführt. So sieht Artikel 73a ArGV1 vor, dass einzelne Mitarbeitergruppen unter strengen Voraussetzungen gänzlich von der Pflicht zur Erfassung ihrer Arbeitszeiten entbunden werden können. Artikel 73b ArGV1 erlaubt  es einer zweiten Kategorie von Mitarbeitenden, ihre Arbeitszeiterfassung auf die tägliche Netto-Arbeitszeit zu reduzieren. Die neuen Bestimmungen ändern nichts an der Tatsache, dass ein bestimmter Teil der Mitarbeiter (in der Regel die Mehrheit) auch nach Einführung dieser neuen Bestimmungen ihre Arbeitszeiten weiterhin detailliert erfassen müssen.

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Dank speziellen Apps lässt sich die Arbeitszeit mittels Smartphones und Tablets auch mobil erfassen.

Benutzerfreundlichkeit gleich Akzeptanz

Bei der Wahl eines für die individuellen Rahmenbedingungen geeigneten Zeitwirtschaftssystems ist es elementar, dass dieses die gesetzlichen Vorgaben zur Dokumentation und Ausweisung der verschiedenen Zeitarten einhält. Ein Unternehmen muss ebenfalls sicherstellen, dass die Zeiterfassungslösung von den Nutzern und Vorgesetzten akzeptiert wird und aussagekräftige Auswertungen der erhobenen Daten zulässt.

Benutzerfreundlichkeit eines Arbeitszeiterfassungssystems bedeutet, dass sich die Erfassung mit minimalem Zeitaufwand vorneh- men lässt und weitgehend selbsterklärend ist. Zudem soll es die Möglichkeit bieten, dezentrale Arbeitsverhältnisse abzubilden. Heute arbeiten nicht mehr nur Mitarbeitende im Aussendienst regelmässig ausserhalb eines fix zugewiesenen Arbeitsplatzes. Auch Techniker, Kundenberater oder IT-Mitarbeitende erbringen ihre Dienstleistung oft direkt vor Ort beim Kunden. Auch die Arbeit von zuhause aus muss von einer Zeitwirtschaftslösung abgebildet werden können.

Zeiterfassung mit Software-Unterstützung

Mit ihren Softwarelösungen bietet z.B. Abacus vielseitige Möglichkeiten, die Arbeitszeiterfassung den Bedürfnissen eines Betriebs anzupassen. Arbeitszeiten lassen sich über verschiedene Kanäle erfassen: direkt im System, mit Tagesrapporten (spannend für das Erfassen von Daten ganzer Teams, zum Beispiel in der Reinigungs- oder Baubranche), via Web oder mobil mit speziell dafür entwickelten Apps für Smartphones und Tablets. Diese Vielfalt hilft, die Bedürfnisse eines Unternehmens optimal abzubilden.

Bei der Zeiterfassung beispielsweise direkt in Abacus lassen sich Arbeitszeiten auf Tätigkeiten, Projekte oder Serviceverträge verbuchen. Die Parametrisierung ist dank der Hinterlegung von hierarchischen Stammfeldern (Organisationsfeldern) sehr vielfältig. Über diese Stammfelder lassen sich die in einem Arbeitszeitreglement definierten Rahmenbedingungen abbilden. Durch das Führen verschiedener Zeitkonten (Arbeitszeit, Feiertagsentschädigung, Sonntagsentschädigung, Nachtarbeit, Überzeit usw.) kann die korrekte Zeiterfassung nach OR und Arbeitsgesetz sichergestellt werden. Die Buchung der Zeiteinträge auf die verschiedenen Zeitkonten erfolgt dabei automatisch. Die direkte Schnittstelle zum Lohnbuchhaltungsmodul erlaubt eine nahtlose Auszahlung der Zuschläge, falls dies gewünscht oder notwendig ist.

Ein weiter Spielraum eröffnet sich dem Nutzer von Apps wie AbaCliK für Smartphones. Örtlich absolut unabhängig kann er damit die folgenden Funktionen ausführen: Projektzeiterfassung, Arbeitszeiterfassung, Spesenerfassung, Zugriff auf Personaldaten, Zugriff auf Dokumente, Messaging mit anderen Nutzern, Aufgaben an andere Nutzer zuweisen usw. Die Fähigkeiten moderner Smartphones kommen dabei voll zum Tragen: Beispielsweise können durch das Einscannen von Bar- oder QR-Codes Tätigkeiten oder Projekte erfasst werden, die Zeiterfassung wird teilautomatisiert (NFC Tags) oder über Zonenerkennung (GPS) sogar vollautomatisiert.

Auslegungs- und Abgrenzungsfragen

Auch eine benutzerfreundliche Softwarelösung, die alle gesetzlichen Rahmenbedingungen umfassend abbildet, stösst an ihre Grenzen, wenn in bestimmten Situationen nicht eindeutig zwischen Arbeitstätigkeit oder Freizeit unterschieden werden kann. Heute verschwimmen Arbeits- und Freizeit zunehmend. Auch vor dem Hintergrund beruflicher Mobi- lität, Geschäftsreisen im In- und Ausland oder beim immer wichtiger werdenden Networking ist die Abgrenzung zwischen der (zu erfassenden) Arbeitszeit und Freizeit unklar. Die Zeiterfassung muss daher mit dem gewählten System auf der Basis eines durchdachten und möglichst alle Aspekte der Arbeitszeit abbildenden Arbeitszeitreglements erfolgen. Zu berücksichtigen sind dabei die unternehmensspezifischen Arbeitsverhältnisse und Rahmenbedingungen wie Homeoffice, Geschäftsreisen und Geschäftsessen.

Rahmenbedingungen klären

Eine rechtskonforme Abbildung der gesetzlichen Bestimmungen zur Arbeitszeiterfassung muss ganzheitlich betrachtet und unter Einbezug verschiedener Know-how-Träger erarbeitet werden. Zunächst muss ein Unternehmen sicherstellen, dass die Rahmenbedingungen zur Arbeitszeiterfassung für alle Involvierten geklärt sind. Dazu muss es die gesetzlichen Bestimmungen verstehen und gesetzlich nicht geregelte Bereiche mit einem Arbeitszeitreglement klarstellen. Dann muss es diese Rahmenbedingungen in einem benutzerfreundlichen Instrument (handschriftlich, Standardsoftware, spezialisierte Software usw.) abbilden. Letztlich sollte sich das Unternehmen im Klaren sein, welche Informationen es aus den Daten der Arbeitszeiterfassung gewinnen möchte, um diesem gesetzlich verlangten Administrationsakt einen möglichst grossen Mehrwert abzugewinnen.

Autorin:

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Brigitte Zulauf ist Leiterin Treuhand bei PwC Schweiz

Erstabdruck des Artikels erschienen im Magazin «Organisator» und im topsoft Magazin 16-4.