logo_faigle_topsoft_488x151Wenn eine Firma ein Dokumentenmanagementsystem einführen möchte, steht immer die Verbesserung der Prozesse im Fokus. Dabei geht es um die Bereitstellung, Bearbeitung und Verarbeitung von Dokumenten, vom Eingang bis hin zur rechtskonformen, sicheren Archivierung.

Da praktisch jeder Bedarf abgedeckt werden kann, sollten sich IT-Verantwortliche nicht mit der langen Liste des Funktionsumfangs eines DMS beschäftigen, sondern sich auf die aktuellen Probleme, Prozesse und Anforderungen fokussieren.

Noch vor der Prüfung verschiedener Lösungen ist es darum notwendig, dass sich die Firma mit folgenden fünf wichtigen Fragen auseinandersetzt:

  1. Welches sind die häufigsten und papierlastigsten Prozesse im Unternehmen?
  2. Wo ist der Leidensdruck und das Einsparungspotential am grössten?
  3. Wo bzw. wie will man mit einem DMS-Projekt beginnen – beim Digitalisieren grosser Papiermengen bei der Eingangsrechnungsbearbeitung, beim E-Mail-Management, bei der digitalen Personal-Akte?
  4. Welche Informationen sind nötig, um die Auskunftsfähigkeit und Produktivität zu steigern?
  5. Welche Mitarbeitende und Abteilungen sind betroffen?

Bei der Beantwortung dieser Fragen ist es entscheidend, dass man auch die betroffenen Abteilungen befragt und mit einbezieht. Diese frühe Integration der Mitarbeitenden ist ein wichtiger Erfolgsfaktor bei der Implementierung eines DMS.

Auswirkungen des DMS auf die Infrastruktur eines Unternehmens

Seriöse DMS-Anbieter bieten eine unverbindliche IT-Infrastrukturanalyse an. Basierend auf den zuvor vereinbarten Anforderungen, werden dabei die Systemvoraussetzungen für den einwandfreien Betrieb des DMS überprüft.

Ausserdem ist das rechtlich einwandfreie Datensicherungskonzept von zentraler Bedeutung: die gesetzlichen Vorschriften verlangen unveränderbare, einmal beschreibbare Speichermedien, wie CD-R, DVD-R, WORM oder einmalig beschreibbare und zertifizierte Festplattenkonzepte wie z.B. von NetApp in Verbindung mit Snaplock.

Dokumentenmanagement als Teil der Lösung

Rund um elektronisch erzeugte und digitalisierte Dokumente ist unter der Berücksichtigung der rechtlichen Aspekte alles möglich. Es ist nicht Aufgabe eines DMS, ein bestehendes ERP oder CRM abzulösen. Ein ausgereiftes DMS kann aber bei Bedarf mit führenden Systemen bidirektional Daten austauschen. Damit verfügt das Unternehmen über ein komplettes ECM und entspricht damit den heutigen Ansprüchen bezüglich Effizienz.

Durch ein DMS werden also nicht alle anderen Lösungen abgelöst, sondern unternehmenswichtige Informationen aus verschiedensten Quellen zusammengeführt und bereitgestellt. Durch die so gesteigerte Auskunftsbereitschaft trägt ein DMS entscheidend dazu bei, die Effizienz und Produktivität zu steigern.

 

Toni SchundaAutor

TONI SCHUNDA
Toni Schunda ist bei Faigle verantwortlich für den Bereich DMS und Presales, sowie für den Auf- und Ausbau des DMS-Business. Er besitzt eine über 12-jährige Erfahrung in der Archiv-, DMS- und ECM-Branche. Er ist Industriemeister und verfügt über diverse DMS-Zertifizierungen.