Mit dem Harmonisierten Rechnungslegungsmodell 2 (HRM2) nähern sich öffentliche Organisationen wie Kirchgemeinden der Privatwirtschaft immer weiter an. Auch die katholischen Kirchgemeinden Zug und Baar sind auf dieses neue Rechnungslegungsmodell umgestiegen. Unterstützt werden sie dabei vom ABACUS Lösungspartner BDO und der Finanzlösung ABACUS.
Die Paarung Finanzsoftware und Kirchgemeinden ist auf den ersten Blick etwas gewöhnungsbedürftig, macht jedoch bei näherem Hinsehen Sinn. Denn die meisten Kirchgemeinden sind professionell geführte Organisationen mit Angestellten, Abteilungsstrukturen und einer komplexen Rechnungslegung, für deren Management und Administration der Kirchenrat und die Kirchenratskanzlei zuständig sind. Auch wenn die Kirchgemeinden keine Unternehmen im eigentlichen Sinn sind, benötigen sie trotzdem in Sachen Finanzsoftware alles, was auch ein KMU braucht. So gehören zu den Aufgaben der Kirchgemeinde Verwaltungsaufgaben sowie das Personal und das Bauwesen. Die Kirchgemeinden Zug und Baar sind moderne Organisationen, die den Vergleich mit einem KMU nicht scheuen müssen. Die Katholische Kirchgemeinde Zug beispielsweise umfasst im ganzen Stadtgebiet mit St. Michael, Gut Hirt, Bruder Klaus und St. Johannes d.T. vier Pfarreien sowie eine Diakoniestelle. Sie ist zuständig für rund 14’000 Katholikinnen und Katholiken.
HRM2 erhöht die Transparenz bei den Finanzen
Transparenz im Finanzbereich ist für kommunale Organisationen von höchster Bedeutung. Daher setzen Kirchgemeinden wie vermehrt auch Gemeinden, Behörden, Verwaltungen und Institutionen auf HRM2. Damit wird das noch aus den 80er Jahren stammende erste Rechnungslegungsmodell ersetzt. Dabei geht es weit mehr als nur um ein Facelifting, denn die erneuerte Version beinhaltet grundlegende Veränderungen. Dazu gehören beispielsweise ein neuer Kontenrahmen und ein Abschreibungssystem der Anlagegüter nach Lebensdauer. Der Finanzbereich wird um Anlagenbuchhaltung, Geldflussrechnung und eine detaillierte Jahresrechnung erweitert. Das dient keinem Selbstzweck, sondern entspricht dem Wunsch vieler Steuer- und Beitragszahlenden nach erhöhter Transparenz und besserer Vergleichbarkeit. HRM2 harmonisiert die Rechnungslegung von Bund, Kantonen und Gemeinden und lehnt sich dabei an internationale Standards wie International Public Sector Accounting Standards (IPSAS) an. Das HRM2Rechnungsmodell besteht aus den Elementen Bilanz, Erfolgsrechnung, Investitionsrechnung, Eigenkapitalnachweis, Geldflussrechnung und einem erweiterten Bereich für die Offenlegung von Informationen zu den Rechnungslegungsgrundsätzen, dem Anlagevermögen und den Beteiligten.
Eine Kirchgemeinde ist fast, aber nicht ganz wie ein KMU
„Die Kirchgemeinde der Stadt Zug lässt sich durchaus als KMU verstehen“, begründet Geschäftsstellenleiterin Silvia Thalmann das Bedürfnis ihrer Organisation nach einer professionellen Finanzlösung. Als sie ihre Stelle antrat, war eine alte Administrationssoftware im Einsatz. Der Wunsch, HRM2 als neues Rechnungslegungsmodell einzuführen, war mit der bestehenden Lösung undenkbar. Es brauchte einen gewissen Leidensdruck, um den Wunsch nach einem neuen, flexibleren System zu plausibilisieren. Auf der Suche nach einem IT-Anbieter stiess man auf das gesamtschweizerisch tätige Treuhandunternehmen und gleichzeitig auch erfahrenen ABACUS Partner BDO. Gemeinsam wurden die Bedürfnisse analysiert und ein massgeschneidertes Konzept erstellt. Es zeigte sich, dass aus finanzieller Sicht eine Kirchgemeinde gar nicht so viel anders als ein privatwirtschaftliches Unternehmen funktioniere, bestätigt Simone Roos, Leiterin Finanz/Rechnungswesen der katholischen Kirchgemeinde Zug. Ein Pfarramt sei wie ein „Cost Center“ mit mehreren Kostenstellen zu betrachten, berichtet die Expertin. Um Kosten kostenrechnerisch richtig umzulegen, muss laut Roos beispielsweise bei Kirchenmusikern erst geklärt werden, wie man diese anstellt oder entlohnt und wie deren Kosten umverteilt werden, da diese teilweise auch bei mehreren Pfarreien tätig sind.
Lösungsumfang von ABACUS passt perfekt
BDO hat nicht nur die Software von ABACUS für die Kirchgemeinde Zug eingerichtet, sondern diese auch in fachlicher Hinsicht wie etwa in Sachen Steuern und Sozialversicherungen beraten. Systemmässig hat man soweit wie möglich vom Standardumfang der ABACUS Software Gebrauch gemacht. Ein Vorteil dabei ist, dass sich ABACUS für ihre aktuelle Programmversion von Grund auf am HRM2Modell orientiert hat. So konnte der Kontenrahmen präzis auf die Kundenanforderungen an gepasst und die gewünschten Konten und Strukturen wunschgemäss eingerichtet werden. Für die Anwender stünden zwei Bereiche im Vordergrund, sagt Roos und erzählt: „Auswertungs und Budgetierungsmöglichkeiten sind für uns
sehr wichtig. Diese können wir heute dank ABACUS auf unsere Anforderungen abgestimmt nutzen.“ Seelsorge, Kirchenmusik und Verwaltung sind beispielsweise Posten, die ein Pfarramt budgetieren muss. Der Budgetierungsprozess läuft in der Regel so ab, dass die einzelnen Pfarrämter ihre Angaben in Excel Dateien einreichen. Diese Daten werden in ABACUS eingelesen, anschliessend erfolgen ein bis zwei Lesungen, bis das Budget verabschiedet wird. Während des Rechnungsjahrs können die Pfarrämter jederzeit sehen, wie sich die Budgetsituation präsentiert. Nebst einer detaillierten Budgetierung nutzt die Kirchgemeinde weitere ABACUS Module wie Finanzbuchhaltung, Debitoren, Kreditoren, Lohn und CRM inklusive NEST Anbindung.
Als Führungsinstrument ein echter Gewinn
Die Umstellung auf das HRM2Modell und die gleichzeitige Einführung von ABACUS haben bei der Katholischen Kirchgemeinde Zug in administrativer Hinsicht eine neue Ära eingeleitet. „Wir verfügen heute über eine sehr gute IT-Basis. Darauf aufbauend können wir unsere Prozesse sukzessive optimieren und uns auf unsere seelsorgerischen Tätigkeiten konzentrieren“, beschreibt Thalmann den aktuellen Status. Für sie ist es wichtig, dass den fünf Abteilungen der Kirchgemeinde ein leistungsfähiges Finanzinstrument zur Verfügung steht, das sie bei ihren Tätigkeiten unterstützt. Auch die Finanzleiterin äussert sich lobend über das Erreichte: „Mit ABACUS zu arbeiten, macht wirklich Freude. Es ist er
staunlich, wie viel Zeit wir im Vergleich zu früher einsparen können. Das System ist so anwenderfreundlich aufgebaut, dass die meisten Benutzer intuitiv ohne grosse Schulung zurechtkommen.“ Beide sind sich einig: ABACUS und HRM2 sind als Führungsinstrument ein echter
Gewinn für jede Kirchgemeinde.
Download der Fallstudie als PDF
«Die Einführung von ABACUS als Finanzlösung auf der Basis des Rechnungslegungsmodells HRM2 bedeutet für uns ein echter Fortschritt gegenüber der früheren Lösung. Anstatt wie bisher den Kontenplan mit allen Nachteilen zu verbiegen, können wir heute unsere „Unternehmensstrukturen“ flexibel anhand von Kostenstellen abbilden. Dadurch hat jeder Bereich – bei uns sind das vier Pfarreien und eine Fachstelle – optimale Grundlagen für die Budgetierung und weiss jederzeit, wie sich die aktuelle Finanzlage präsentiert. Dies wiederum ermöglicht uns als gesamte Kirchgemeinde, die zur Verfügung stehenden Mittel zu planen, optimal einzusetzen und jederzeit Rechenschaft über deren Verwendung zu geben. Bei der Einführung von ABACUS hat uns das BDOTeam ausgezeichnet unterstützt. Für uns ist es enorm hilfreich, einen so kooperativen und kompetenten ITPartner an der Seite zu wissen, sozusagen nach dem Motto: Anruf genügt, Problem gelöst.»
ABACUS Business Software bei den Kirchgemeinden Zug und BaarKatholische Kirchgemeinde Zug (4 Benutzer)
Katholische Kirchgemeinde Baar (1 Benutzer)
|
Kontakt:
BDO AG
Landenbergstrasse 34
CH-6002 Luzern
Telefon +41 41 368 12 12
www.bdo.ch