Lieferantenmanagement als Prozess

Lieferantenmanagement als Prozess (Quelle: „wer liefert was“)

Lieferantenmanagement soll so effizient wie möglich sein. Doch Achtung, jede Entscheidung sollte auf eine gute Basis gestellt werden. Denn stellt sich später heraus, dass der ausgewählte Lieferant nicht den Anforderungen und Bedürfnissen entspricht, muss wieder ein neuer gesucht werden. Unter das Lieferantenmanagement fallen sämtliche Lieferantenbeziehungen eines Unternehmens. Diese lassen sich strategisch steuern, um die Beziehung zu einzelnen Lieferanten im Sinne des Unternehmens zu optimieren. In mittleren und grossen Firmen spielt das Lieferantenmanagement heute eine wichtige Rolle. Es umfasst sämtliche Schritte von der ersten Recherche und Auswahl möglicher Lieferanten, über die Bewertung dieser bis hin zur langfristigen Weiterentwicklung der Geschäftsbeziehungen. Es unterscheidet sich deutlich von einem reinen Abwicklungsprozess, wenn es um die Auswahl und Zusammenarbeit mit Herstellern, Dienstleistern und Zulieferern geht. Aber auch Einzelunternehmer oder kleine Unternehmen sollten ihre Lieferantenauswahl nicht nebenbei organisieren, sondern geordnet und umsichtig – das zahlt sich langfristig aus.

Vorteile eines strukturierten Lieferantenmanagements

Egal ob es um Werbeartikel, Büromöbel oder einen neuen Farbdrucker geht, die Qualität dieser Produkte, die weiteren Services der Lieferanten und natürlich deren Zuverlässigkeit haben direkten Einfluss auf die für ein Unternehmen entstehenden Kosten- und Zeitaufwände. Werden minderwertige Waren geliefert, erfolgt die Lieferung nicht fristgerecht und kann der Zulieferer den Fehler nicht unmittelbar beheben, können die Arbeitsabläufe im eigenen Betrieb gefährdet sein und somit auch die Zufriedenheit der eigenen Kunden. Ebenso entscheidend ist natürlich der Preis. Das Ziel eines strategischen Lieferantenmanagements ist es, mit möglichst geringem Kosten- und Zeiteinsatz eine zuverlässige Belieferung für das Unternehmen zu gewährleisten. Aber wie finden Unternehmer und Mitarbeitende, die mit dem Einkauf betraut sind, den passenden Lieferanten?

Lieferantenidentifikation
In der ersten Phase gilt es einen Überblick über den Markt zu gewinnen. Selbstverständlich können bereits bei der Recherche entscheidende Schwerpunkte gesetzt werden. So können etwa nur Lieferanten aus der eigenen Region in Frage kommen oder nur Zulieferer, die einen bestimmten Zusatzservice anbieten.

Kriterienkatalog für die gewünschten Lieferanten
Bevor Sie mit der Suche beginnen, erstellen Sie am besten einen Kriterienkatalog. Bei der Suche in Lieferantensuchmaschinen können Sie dann nach diesen Kriterien filtern.

Rascher Marktüberblick mit Business-Suchmaschinen
Um herauszufinden, welche Lieferanten die gewünschten oder geforderten Leistungen, Produkte und Services tatsächlich anbieten, bietet sich das Internet als Quelle an. Besonders ideal sind sogenannte Business-Suchmaschinen. Diese speziellen Suchdienste, wie beispielsweise „Wer liefert was“ oder Kompass richten sich an Nutzer aus dem geschäftlichen Umfeld (B-to-B). Sie greifen auf vorselektierte Quellen und Daten zurück (siehe auch Box).

Die Suche und Anzeige der Treffer sind in Business-Suchmaschinen besser aufgebaut als in allgemeinen Suchmaschinen wie Google oder Yahoo. Die Business-Portale geben strukturierte Informationen und Marktübersichten und arbeiten mit Spezifizierungen: So können beispielsweise nur Anbieter in der Umgebung oder in einem bestimmten Ort, eines ausgewählten Unternehmenstypus oder auch mit bestimmten Zertifizierungen, DIN-Normen oder Unternehmensgrössen und Absatzgebieten angezeigt werden. Das Firmenprofil enthält die direkte Kontaktmöglichkeit und weitere Informationen zum Unternehmen. Bei „Wer liefert was“ haben Anbieter teilweise Kataloge oder Info-Videos hinterlegt, die weitere Einblicke in ihr Leistungsportfolio gewähren.

Lieferantenbewertung und Lieferantenauswahl
Nach der Recherche und einer ersten Vorauswahl folgt die umfassende Bewertung in Frage kommender Zulieferer oder Dienstleister. Zunächst einmal müssen die jeweiligen Bedürfnisse bestimmt und dazu passende Bewertungskriterien festgelegt werden. Es macht Sinn, Kriterien zu wählen, die messbar sind.

Was sind mögliche Kriterien für die Lieferantenbewertung?

  • Preise und Zahlungsbedingungen
  • Qualität der Produkte oder Dienstleistungen
  • Lieferzeiten und Liefertreue
  • Umgang und Reaktionszeiten bei Reklamationen und Serviceanfragen
  • Zusätzlich verfügbare Services
  • Fachkompetenz des Anbieters

Für die Vorauswahl können Sie die Informationen auf den Firmenwebseiten und Firmenprofilen nutzen, die von den Business-Suchmaschinen zur Verfügung gestellt werden.

Auf Basis der zusammengetragenen Daten und Fakten geht es dann an die direkte Kontaktaufnahme mit den möglichen Lieferanten. Dies kann beispielsweise über eine konkrete Angebotserstellung erfolgen. Bei einer längerfristig geplanten Zusammenarbeit in grösserem Umfange oder hinsichtlich sehr präzise auszuführender Dienstleistungen sind Fragebogen bzw. eine Selbstauskunft empfehlenswert. Erstbemusterungen, Arbeitsproben oder bei Software auch Testzugänge oder Demos sollten vor der Entscheidung für einen Lieferanten in jedem Fall angefordert werden. Sind nun alle gewünschten Informationen eingeholt, kann eine fundierte Entscheidung für einen oder mehrere Anbieter getroffen werden.

Ein gezieltes Vorgehen bei der Lieferantenbewertung ist nicht nur während des Auswahlprozesses sehr dienlich, es kann auch später immer wieder zum Einsatz kommen. Denn wer sagt, dass zum Beispiel der Catering-Service der letzten Grillfeier nicht im Stande ist, das grosse Firmenjubiläum auszurichten, nur weil es nicht auf der Website des Lieferanten steht. Manchmal entstehen für Lieferanten durch das Zusammenspiel mit den Kunden ganz neue Geschäftsfelder.

Professionelle Tools für das Lieferantenmanagement

Um das Lieferantenmanagement zu vereinfachen, gibt es verschiedene Softwarelösungen. Das Angebot im High-End-Bereich ist nicht gerade klein: Branchen-Grössen wie SAP SRM oder Pool4Tool bieten Lösungen mit sämtlichen Elementen eines modernen Lieferantenmanagements von der Lieferantenauswahl bis hin zur konkreten Massnahmenplanung. Wichtige Funktionen sind neben der Erstellung und Archivierung von Bestellungen, das Speichern und Verwalten von Adressen, sowie das Hinterlegen von Informationen und Dokumenten zum Lieferanten. Hinzu kommen zahlreiche Zusatzfunktionen wie die Verwendung einer globalen Produktkalkulation. Solche Tools sind auf den Mittelstand, Grossunternehmen und internationale Konzerne ausgerichtet. Für kleine und mittlere Unternehmen liegen die Kosten für diese professionellen Softwarelösungen allerdings oft nicht im Rahmen ihrer Möglichkeiten.

Lieferantenmanagement mit Bürosoftware
Was macht ein gutes Lieferantenmanagement-Tool für KMU aus? Viele kleine und mittlere Unternehmen nutzen Bürosoftware wie „Büro easy“ und „Business Plus“ von Lexware oder „WISO Mein Büro“. Hier sind erste Möglichkeiten zum Lieferantenmanagement integriert.

Kostenfreie Online-Tools für das Lieferantenmanagement
Neben kostenpflichtigen High-End-Lösungen und Bürosoftware gibt es auch kostenfreie Online-Tools für den Einsatz im Lieferantenmanagement. „Meine Lieferanten“ ist ein gutes Beispiel hierfür.

 

Business-Suchmaschinen im Überblick

  • „Wer liefert was“www.wlw.ch oder www.wer-liefert-was.ch
    Anbietersuche für Produkte und Dienstleistungen im Business-to-Business.
  • Europageswww.europages.com
    Europäische Business-Suchmaschine mit 900.000 exportorientierten Unternehmen aus 35 europäischen Staaten
  • Kompasswww.kompass.ch
    Firmen- und Produktverzeichnis der Kompass Schweiz Verlag AG
  • Die Gelben Seitenwww.gelbeseiten.ch
    Firmenverzeichnis von local.ch

Autor:

Foto Andreas EssigAndreas Essig, Head of Regional Sales in der Schweiz und Baden-Württemberg bei „Wer liefert was“

„Wer liefert was“ bietet eine professionelle Anbietersuche in der Schweiz, in Deutschland und Österreich. Die Internetseite für den Einkauf im B-to-B-Segment verzeichnet wlw jährlich 24 Millionen Visits (IVW-geprüft). „Wer liefert was“ hat seinen Hauptsitz in Hamburg und beschäftigt 200 Mitarbeiter. Das Unternehmen wurde 1932 gegründet und gab als erster Anbieter gedruckte Nachschlagewerke für gewerbliche Einkäufer heraus. Seit 1995 bietet wlw seine Services ausschliesslich online an.