Mit einer Multi-Channel-Strategie versuchen Unternehmen heute, der Vielfalt an Vertriebskanälen Herr zu werden und gleichzeitig deren Stärken als Wettbewerbsvorteile zu nutzen. Damit verbunden nimmt die Komplexität zu, Daten im richtigen Format zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung zu stellen. Für Abhilfe sorgen leistungsfähige Systeme für die Verwaltung von Produktinformationen. Was sind die Herausforderungen beim Einsatz eines solchen PIM-Systems? Welche Vorteile bieten sie?

Vier führende Anbieter haben sich unseren Fragen gestellt:

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Welche Vorteile bietet ein PIM-System gegenüber einer ERP-Lösung?

AS: Mittels einer PIM-Lösung werden die Business-Ziele zusätzlich unterstützt, da die Produktinformationen in einem zentralen System markt- und zielgruppengerecht aufbereitet werden können. Dadurch erhalten die Kunden in allen Kanälen konsistente Informationen. Ebenfalls erhöht sich die Qualität der Produktinformationen, was auch zu einer Kosten- bzw. Zeitreduktion bei der Datenpflege führt. Eine ERP-Lösung fokussiert primär auf die internen Prozesse eines Unternehmens.

RA: Bei PIM-Systemen sind Produkttexte nicht auf wenige Zeichen beschränkt, was für einen Lieferschein ausreichen kann, aber vom Marketing nicht im Katalog akzeptiert wird. Bilder können in Printqualität hochgeladen und andere Formate wie Print-Draft, Web-gross, Web-klein automatisch von PIM-Systemen konvertiert werden. Darüber hinaus können Produktdaten effzient gepflegt und übersetzt werden. Produktkataloge oder Datenblätter werden vollautomatisch generiert und Webshops mit Daten versorgt.

HBG: ERP -Systeme haben die klassischen Prozesse der IT im Fokus: Finanzen, Logistik, Personalabrechnung. PIM-Systeme adressieren das Marketing mit seinen individuellen Bedürfnissen der Produktkommunikation, denn gerade hier müssen sich Unternehmen voneinander abheben können. Dieses Ziel verfolgen ERP-Lösungen nur ansatzweise.

CL: Die beiden Systeme ergänzen sich optimal: Mit dem PIM-System werden die Stammdaten der ERP-Lösung zielgruppen- und marktgerecht strukturiert und mit zusätzlichen Marketinginformationen angereichert. PIM- Systeme verfügen zudem über umfangreiche Funktionen für die Ausgabe und Publikation von Produktdaten in die verschiedenen Medien wie z.B. gedruckte Kataloge, E-Shops, Websites usw.

Wo liegen die Hauptanwendungsgebiete eines PIM-Systems?

AS: Die klassischen Nutzungsmedien sind Printkataloge, Produktdatenblätter, eCatalogs und eShops. Mittlerweile gehören auch Newsletter oder Schnittstellen zu Marktplattformen wie z.B. nexMart im BMEcat-Format, ELDAS oder IGH zum Standard. Auch Apps spielen vermehrt eine wichtige Rolle. Diese müssen heutzutage online wie offine verfügbar sein. In der Industrie ist öfters auch die Integration eines elektronischen Ersatzteilkataloges gefragt, der die Navigation mittels 2D- bzw. 3D-Modellen zulässt.

RA: PIM-Systeme können Daten aus ERP, EXCEL, usw. importieren und mit weiteren Produktdaten (Marketingtexte, Übersetzungen, Parameter, Kategorien, Relationen) und Bildern ergänzen. Aus Produktdaten und Bildern lassen sich Printkataloge, Datenblätter, Webshops, Webkataloge, Apps oder Exporte in div. Formaten (ohne Grafiksoftware) ausleiten. In ANTEROS sind entsprechende Module integrierbar. Die Daten sind auch in bestehende Systeme übertragbar, ohne in externe Print- und Webshop-Systeme zu exportieren.

HBG: PIM ist nicht nur die zentrale Datenquelle aller publikationsrelevanter Produktinformationen, sondern auch die Plattform, die alle zur Publikation notwendigen Funktionen zur Verfügung stellt und Publikationsprozesse unterstützt.

CL: Das PIM-System regelt das Datenmanagement und ermöglicht dadurch eine zentrale, konsolidierte Sicht auf alle Informationen über ein Produkt. Erreicht wird damit eine medienneutrale Datenhaltung mit dem Vorteil, dass Änderungen oder Neueingaben in einem zentralen System erfolgen können und sich die Informationen aus einer Quelle auf die verschiedenen Ausgabekanäle wie Print, Online, Mobile usw. ausleiten lassen.

Wie schätzen Sie die Entwicklung von PIM-Systemen ein? Welche Trends zeichnen sich ab?

AS: Einer der spürbarsten Trends ist «mobile first». Das bedeutet, dass Lösungen in erster Linie für Mobile Devices (z.B. iPad für Sales) realisiert werden und herkömmliche PC/Laptops erst 2. Priorität sind. Zudem bemerken wir eine Verschiebung zu «best-in-class». Das bedeutet, dass eine Lösung nicht mehr alle Funktionalitäten selber beinhalten muss, sondern bei Bedarf Expertensysteme, z.B. für die Medienverwaltung (DAM) oder das Task-/Workflow-Management (z.B. Share- Point), integriert werden können.

RA: Erste PIM-Systeme wie ANTEROS kamen bereits Ende der 90er Jahre auf den Markt. Inzwischen werden PIM-Systeme von zahlreichen Firmen eingesetzt und ihre Anwenderberichte überzeugen immer mehr Firmen zur PIM-Einführung. Die Funktionalitäten nehmen zu, so dass inzwischen auch Apps mit einer Produktsuche oder das automatisierte Generieren von Etiketten umgesetzt werden. Die Anwendungsbreite wird künftig zunehmen. Damit können zusätzliche Aufgaben mit dem PIM-System effzienter erledigt
werden.

HBG: Ende der 90er Jahre war man froh, gedruckte Seiten überhaupt generieren zu können und Daten in weitere Medienkanäle übernehmen zu können. In den 2000er Jahren hat man hier die Funktionen ausgebaut und freute sich über mehr Flexibilität und Vielfalt. Aktuell geht die Entwicklung auf einen effzienten Einsatz der Marketingkräfte. Es reicht also nicht nur, es zu können, sondern man muss es auch sehr effzient können. Gleichzeitig ist eine vollständige Integration des PIM-Systems in die restlichen betrieblichen Abläufe zur Kernanforderung geworden.

CL: Die Zahl der Ausgabekanäle, die mit aktuellen Produktdaten beliefert werden müssen, steigt weiter an: Die «Multichannel»-Strategie vieler Unternehmen stellt hohe Anforderungen an die Datenhaltung. Wir sehen hier einen wachsenden Bedarf für PIM-Software. Printkataloge haben noch lange nicht ausgedient, werden aber zielgerichteter und in kleineren Auflagen hergestellt. Gleichzeitig werden die Datenversorgung von E-Shops und datengebundenen Kanälen, z.B. die Weitergabe von Produktdaten vom Hersteller an Vertriebspartner, wichtiger.

Welche Voraussetzungen sind auf Kundenseite für die Einführung eines PIM-Systems notwendig?

AS: Die PIM-Lösung muss die Business-Ziele unterstützen und einen hohen messbaren Nutzen erzielen. Diesbezüglich ist es wichtig, dass das Projekt nicht nur durch die IT, sondern auch direkt durch das Business forciert wird. Die Vermarktung des Projektes innerhalb des Unternehmens und bei den Kunden ist ebenfalls ein zentraler Bestandteil für eine erfolgreiche Einführung. Eine entscheidende Rolle für den Einführungserfolg spielt auch die Datenqualität.

RA: Auf Kundenseite muss die Akzeptanz für ein PIM-System bei allen beteiligten Mitarbeitern vorhanden sein. Technische Voraussetzungen bestehen nicht, insbesondere müssen nicht schon vor dem PIM-Projekt die Daten in guter Qualität vorliegen, wie einige Firmen vermuten. In der Konzeptphase unserer PIM-Projekte erarbeiteten wir zusammen mit dem Kunden die künftige Datenstruktur und wie bestehende Daten in diese Struktur migriert werden können.

HBG: Die Kunden müssen sich klar sein, dass es nicht damit getan ist, eine Lizenz zu installieren. Unternehmen müssen zusätzlich intensiv mitarbeiten und auch Prozesse hinterfragen bzw. modernisieren. Dies kostet Zeit, Energie und erfordert vor allem eins: Entscheidungen! Zusätzlich ist es notwendig, dass die Mitarbeiter einen Paradigmenwechsel mitmachen. Die Arbeitskultur mit einem PIM-System ist eine andere.

CL: Ein PIM-System eignet sich für alle Handels- und Produktionsbetriebe, die mittlere bis grosse Sortimente führen und diese Produktinformationen über mehrere Kanäle
kommunizieren wollen. Wichtig ist, dass bereits bei der Planung und Konzeption eines PIM-Systems alle betroffenen Abteilungen wie IT, Marketing, Produktmanagement usw. frühzeitig einbezogen werden.

Interview von Christian Bühlmann

Das Interview als PDF: PIM_Interview_tsm 14-3

Christian Bühlmann

Christian Bühlmann ist Chefredaktor des topsoft Fachmagazin für Business Software.