titelbild Magazin 3-14Wie viele Dreibuchstabenwörter in der Informatik ist auch der Ausdruck «PIM» mehrfach besetzt, wenig verbindlich definiert und fast beliebig interpretierbar. Noch vor wenigen Jahren wurde mit PIM der Personal Information Manager assoziiert. Dieser hatte die Aufgabe, Termine und Kontakte unterwegs elektronisch zur Verfügung zu stellen. Als Standardausrüstung in Smartphones hat sich PIM mittlerweile derart breit gemacht, dass kaum mehr darüber gesprochen wird – und der Begriff PIM heute vermehrt mit Product Information Management in Verbindung gebracht wird.

Product Information Management Systeme – kurz PIM-Systeme – sind Softwareprodukte, mit welchen ein Unternehmen die Informationen zu ihren Produkten verwaltet, aufbereitet und dem jeweiligen Nutzer in der geeigneten Form zur Verfügung stellt. Produktinformationen umfassen dabei ein sehr weites Feld: Bezeichnungen, Nummern, Masse, Gewichtsangaben, beschreibende Texte in verschiedenen Sprachen, Geometrie-Informationen, Zeichnungen, Bilder, Audio- und Videofiles, Strukturinformationen im Sinn von Stücklisten und Explosionszeichnungen. Je nach Branche und Ziel zeigen PIM stark verschiedene Ausprägungen, auch die verwendeten Begriffe sind unterschiedlich.

Wozu braucht es ein PIM?

Produktinformationen liegen heute bereits in verschiedenen Informatiksystemen vor, weshalb soll dann eine weitere Software dafür angeschafft werden? Tatsächlich werden Bilder in CAD-Systemen generiert, Artikeldaten im ERP verwaltet, Fotos und Texte im Desktop Publishing verarbeitet. Die Daten sind daher im Zusammenhang mit den jeweiligen Tools und deren Anwender dezentral verstreut und weisen verschiedene Formate auf. Oft ist ein Zugriff ohne spezielle Kenntnisse der jeweiligen Tools schwer möglich. Ein PIM kann mit seiner zentralen medienneutralen Datenbank diese verschiedenen Datenquellen nutzen. Speziell bei der Verwendung im Journalismus und Verlagswesen wird dazu der Begriff Crossmedia verwendet, mit welchem die medienübergreifende Bedeutung noch betont wird. Quer über die verschiedensten Medien erfolgt nicht nur die Informationsbeschaffung, sondern auch deren Verteilung.

Die Publikationskanäle wie auch die Empfänger für die Produktinformationen sind breit gefächert: Artikel erscheinen in Offerten, Prospekten, Katalogen, im Internet für externen wie auch internen Gebrauch und richten sich an Profis wie auch an Laien. Jede Erscheinungsform hat unterschiedliche Ansprüche an die enthaltenen Informationen in Menge und Qualität. Oft wird viel Aufwand dazu verwendet, die vorhandenen Inhalte für einen anderen Verwendungszweck aufzubereiten, beispielsweise werden Texte gekürzt oder Bilder zugeschnitten – vorausgesetzt, dass die passenden Inhalte überhaupt gefunden wurden. Die Stärke eines PIM-Systems ist es, aus der medienneutralen Datenbank die jeweils passenden Ausgaben für alle Publikationsformen zu generieren.

PIM-GrafikLohnt sich ein PIM und wenn ja, wie?

Als Business-Software muss sich der Einsatz eines PIM-Systems lohnen. Ob sich die Investition zurückzahlt lässt sich allenfalls dadurch berechnen, dass durch das PIM manuelle Tätigkeiten eingespart werden wie Produktdaten suchen, Bilder transformieren oder Texte anpassen. Einen Beitrag liefern kann auch die schnellere Produktion und Aktualisierung von Katalogen, E-Shops, etc.

Viele Vorteile sind finanziell zwar schlecht begründbar, aber vielleicht ausschlaggebend für die Beschaffung, wie die Notwendigkeit, bessere Information mit vollständigen und angepassten Inhalten liefern zu können. Die Motivation um ein PIM zu beschaffen, kann recht vielfältig sein, wie an folgenden Beispielen gezeigt wird.

Im Juni 2014 hat radware (www.radware.com) in einer breiten Untersuchung das Fazit gezogen: «Websites Are Getting Slower. Fast.» (Websites werden immer langsamer – und das ziemlich schnell). Durchschnittlich 11 Sekunden Ladezeit strapazieren die Geduld der Besucher der grössten Webshops. Nicht erstaunlich, denn es wird immer mehr grafischer Inhalt angeboten. Ein Schlüsselelement für eine schnellere Darstellung ist die geeignete Aufbereitung von Bildern. Auch dies kann eine Aufgabe für ein PIM-Tool sein und bringt damit einen Nutzen, der zwar finanziell schwer messbar ist, aber ganz sicher zu einem positiven Einkaufserlebnis beiträgt.

Redundante Daten sollten wenn immer möglich, vermieden werden. Häufig werden in den verschiedensten Datenquellen die Dokumente direkt auf die Verwendung in einem bestimmten Zielmedium hin angepasst. Auf Grund der verschiedenen Zielmedien entstehen mehrere ähnliche Dokumente, die sich richtig verselbständigen und anderswo weiter bearbeitet werden. Im Lauf der Zeit wird es schwierig, die wirklich aktuellen Produktdaten zu identifizieren. Es können Fehler mit recht weitreichenden Folgen entstehen, wenn die falschen Informationen publiziert werden. Auch in dieser Disziplin kann ein PIM mit seiner zentralen Datenhaltung helfen.

Klassifizierungssysteme und standardisierte Austauschformate werden im Handel mit standardisierten Gütern eingesetzt um online Marktplätze und automatisierte Einkaufsprozesse zu bedienen. Um hier mitzumachen, ist ein PIM fast notwendig, vor allem wenn die Anzahl der angebotenen Artikel sehr gross ist.

PIM und die anderen IT-Systeme

Sowohl für die Gewinnung von Daten wie auch zu deren Verteilung stehen normalerweise schon verschiedene IT-Systeme im Einsatz, ein PIM kann nicht auf «die grüne Wiese» hin konzipiert werden. Auf der Seite der Datenerstellung handelt es sich um Tools, welche oft nur von ganz wenigen Personen genutzt werden: CAD, Bildbearbeitung, Tools für Audio- und Videoaufnahme und –schnitt, etc. Hier sind unidirektionale Schnittstellen zum PIM einzurichten. Viele Daten werden im ERP als führendem System bewirtschaftet. Diese Informationen sind sinnvollerweise bidirektional zwischen ERP und PIM abzugleichen. Steht auch ein Product Data Management (PDM) im Einsatz, welches CAD und ERP synchronisiert, so kann dieses eine hilfreiche Stufe bilden, um einige Daten auch im CAD nachzuführen. Ein Content Management System (CMS) wiederum stellt in Verbindung mit einem PIM die Datencontainer mit dem Layout zur Publikation zur Verfügung und bezieht die Inhalte selbst idealerweise aus dem PIM. In extremer Form ist dies im E-Shop der Fall. Hier werden oft tausende von Artikeln mit standarisierten Bild- und Textformaten aus dem PIM bezogen. Weitere Begriffe im  Zusammenhang mit der Speicherung von Mediendaten sind Digital-Asset-Management (DAM) oder Media-Asset-Management (MAM). Mit dem Dokumentenmanagement-System (DMS) kann ein PIM durchaus koexistieren, obwohl Datenredundanzen vorhanden sind. Die Produktinformationen im PIM sind detaillierter als diejenigen im DMS. Im DMS liegen oft Belege, welche aus einzelnen Elementen (wie sie im PIM vorliegen) zusammengesetzt wurden. Zusammengefügt werden die Dokumente vom ERP im Zuge von Geschäftstransaktionen. Das ERP erstellt beispielsweise eine Rechnung welche diverse Produktinformationen enthält und speichert diese im DMS ab.

Aufwand, Auswahl, Einführung, Betrieb

Mit der Schnittstellendiskussion stellt sich natürlich sofort die Frage nach den Berechtigungen. Das PIM als Informationsdrehscheibe durchbricht die Alleinherrschaft über Daten, welche auf Grund spezialisierter Tools (CAD, Grafik, Desktop Publishing usw.) einigen Mitarbeitenden vorbehalten waren. Für die Auswahl und Einführung eines PIM-Systems gilt demzufolge das Gleiche wie bei anderen komplexen Business-Software-Projekten: Es empfiehlt sich, die Mitarbeitenden einzubeziehen, denn hier geht es nicht nur um technische Aspekte, sondern auch um organisatorische Elemente. Beschaff wird nicht nur eine Software, sondern eine komplexe Kombination aus Technik und Dienstleistung. Ein guter Teil der Kosten ist für die Konfiguration und Anpassung der PIM-Software aufzuwenden, auch für die Schnittstellen sind genügend Mittel einzuplanen. Der interne Aufwand um das PIM in Fahrt zu bringen, ist nicht zu unterschätzen, die personellen Ressourcen müssen dazu abgestellt werden. Im Betrieb sind laufende Anpassungen ein Thema, denn die generierten Daten ändern sich, wie auch die Bedürfnisse auf der Abnehmerseite. Bei neu auftretenden Anforderungen besteht die Gefahr, dass «für dieses eine Mal» das PIM umgangen wird und die etablierten Prozesse auf diese Weise nach und nach ausgehebelt werden.

Kaufen muss man ein PIM nicht unbedingt, es gibt auch Service-Modelle, bei denen die Software bei einem Provider läuft und monatlich die Nutzung bezahlt wird. PIM gibt es auch als Open Source Software. Um damit effzient zu starten, wird man aber um Beratungsdienstleistungen nicht herumkommen, es sei denn, man hat jede Menge Zeit um sich selbst in das Thema einzuarbeiten. Alleine durch das Installieren und Herumprobieren mit einer Software ist der Komplexität des Themas mit seiner organisatorisch weitreichenden Verstrickung kaum beizukommen. Es empfiehlt sich, die Unterstützung professioneller Anbieter in Anspruch zu nehmen.

Dr. Marcel Siegenthaler

Dr. Marcel Siegenthaler ist Partner der schmid + siegenthaler consulting gmbh und unterstützt Unternehmen bei der Evaluation und Einführung von Business Software. Er leitet das Consulting Team von schmid + siegenthaler.