Datenfluss und Hauptbereiche eines PIM-Systems (Quelle: Stämpfli AG)

Das Schweizer Traditionsunternehmen Stämpfli ist in der Welt der gedruckten und elektronischen Publikationen zu Hause. Dazu gehören auch Systeme für die Verwaltung von Produktinformationen. Christian Leeger, Leiter Beratung für Publikationssysteme bei der Stämpfli AG, erklärt, wie die Daten ihren Weg in die Kataloge, Datenblätter und E-Shops der Kunden finden.

Christian Leeger, Sie leiten die Beratung für Publikationssysteme, welche unter anderem für die Herstellung von dicken, gedruckten Katalogen verwendet werden. Hand aufs Herz, ist dieses Medium in unserer digitalen Gesellschaft nicht ein Auslaufmodell?

Christian Leeger: Kataloge sind bei vielen Kunden nach wie vor ein unverzichtbares Marketing- und Verkaufsinstrument. Ein Grund dafür ist beispielsweise der Zugriff auf Produktdaten an Orten, wo kein Computer zur Verfügung steht, etwa in Produktionshallen, Autowerkstätten oder Lagerhallen. Ein Katalog braucht weder Strom, noch Internetzugang oder EDV-Kenntnisse, um die gewünschten Informationen zu finden. Gleichzeitig lassen sich mit Katalogen nebst den reinen Artikelangaben weitere Informationen darstellen. Für viele Kunden ist es auch eine Imagefrage. Mit einem Katalog kann eine Firma ihr umfassendes Angebot und breites Wissen darstellen. Zudem vermittelt das Blättern in einem Katalog auch Anregungen und ein einmaliges haptisches Erlebnis. Aber unsere Publikationssysteme liefern ja nicht nur die Daten für Printprodukte, sondern auch für alle elektronische Medien und E-Shops.

Können Sie uns ein konkretes Beispiel geben, wie solche Daten aussehen und wo sie verwendet werden?

Nehmen Sie einen Hersteller von technischem Autozubehör. Für die unterschiedlichen Ausgabekanäle wie Betriebs- und Montageanleitungen, Kataloge mit und ohne Preise, Vergleichslisten, E-Shop usw. sind ganz unterschiedliche Informationen nötig: Artikelbeschreibungen in unterschiedlichen Formaten, Sprachen, gesetzlich vorgeschriebene Angaben, Preise in verschiedenen Währungen und Bilder. Bei mehreren Zehn- oder sogar Hunderttausenden von Artikeln ist eine manuelle Verwaltung unmöglich. Hier kommt man nur noch mit einem Produktinformationsmanagementsystem (PIM) bzw. einem Publikationssystem weiter.

Viele Unternehmen verwenden ein ERP-System, um die Artikeldaten zu verwalten. Würde das nicht reichen? Warum noch ein separates PIM-System?

ERP-Systeme zeigen klassischerweise eine innengerichtete, transaktionsorientierte Sicht auf ein Sortiment. Es geht darum, Einkauf,  Verkauf, Logistik, Produktion usw. zu steuern. ERP-Systeme bilden Warenflüsse ab, aber keine Marketingprozesse. Das Pflegen und Verwalten von erweiterten Produktdaten erfolgt dann mühsam über manuelle Prozesse, was wiederum sehr aufwändig und fehleranfällig ist. Nebst dem ERP-System sind oft auch andere Systeme bei der Verwaltung von Produktinformationen beteiligt wie etwa ein Layoutprogramm für den Katalog oder der E-Shop. Mit einem medienneutralen PIM-System werden die Produktdaten nicht nur zentral verwaltet, sondern stehen auch für alle Medien zur Verfügung. Seien sie gedruckt, online abrufbar oder als App auf Mobilgeräten installierbar.

«Wer Produktinformationen in einem PIM-System medienneutral verwaltet, sichert sich entscheidende Wettbewerbsvorteile durch eine effziente Datenverwaltung und mehr Kundennähe dank aktueller, rasch verfügbarer Informationen.» Christian Leeger

Welches sind die Herausforderungen bei der Einführung eines PIM-Systems?

Ziel des Produktdatenmanagements ist der Brückenschlag zwischen den ERP-Stammdaten, welche die Ausgangsbasis des Datenmanagements bilden und den Ausgabekanälen wie Websites, E-Shops, Kataloge, Preislisten, Broschüren oder Datenlieferungen an Vertriebspartner, die mit aktuellen Produktinformationen versorgt werden müssen. Um dies zu erreichen, werden die ERP-Stammdaten über eine Schnittstelle an das PIM-System übergeben und dort mit zusätzlichen Produkt- und Marketinginformationen angereichert. Entsprechend  gegliedert sind die Projektschritte bei einer Einführung. Diese umfassen ganz grob Stammdatenübernahme, Sortimentsstrukturierung und Inhalte, Definition der Publikationskanäle und Vorlagen und schlussendlich die Aufbereitung und Ausgabe der richtigen Daten im gewünschten Format.

Was macht ein PIM-System für Anwender interessant?

Die meisten Anwender sind erstaunt, wie einfach das PIM zu bedienen ist. Single Source Publishing, also die medienneutrale Erfassung und die Pflege von Daten mit einem einzigen System, ist für viele eine echte Erleichterung bei der täglichen Arbeit. Mittels PIM-Software können nicht nur automatisch Katalogseiten als PDF ausgegeben, sondern vollautomatisch die ganze Publikation generiert werden, inklusive Umschlag, Inhaltsverzeichnis, Register  und beliebiger Sonderseiten. Bei den E-Shops kommt es darauf an, schnell umfassende und aktuelle Daten zur Verfügung zu stellen. In der Praxis werden oft Print- und Digitalkanäle parallel bespielt. Die Vorteile mit einem PIM- System gegenüber der vorherigen Vorgehensweise sind für die Anwender rasch ersichtlich: weniger Aufwand, schlanke Prozesse, tiefere Kosten und höherer Qualität.

leeger_christianChristian Leeger
Leiter Beratung Publikationssysteme,
Stämpfli AG

Christian Bühlmann

Christian Bühlmann ist Chefredaktor des topsoft Fachmagazin für Business Software.